UDI 2010-039 Rutiner for nedbygging av mottakskapasitet

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) har ansvar for å tilpasse mottakskapasiteten til det behovet som til enhver tid eksisterer. Oppgaven er lagt til prosessen Mottak og retur, og prosessens team ivaretar den praktiske gjennomføringen.

Denne retningslinjen beskriver prosessen ved nedbygging av mottakskapasitet for mottakskategoriene transitt, akuttinnkvartering, ordinære og innkvarteringsløsninger for enslige mindreårige asylsøkere. Den beskriver prosessen fra beslutning til oppdrag om reduksjon i antall plasser. I tillegg vil prosessen ved endring av kapasitetsbruk bli beskrevet.  

Retningslinjen omfatter ikke vurderingen av kapasitetsbehovet for særskilte botiltak.

Internmeldingen skal ses i sammenheng med UDI 2010-038 Kommunikasjon og varsling ved kapasitetsutvidelse og -reduksjon i asylmottaksapparatet.

2. Formål

Formålet med retningslinjen er at UDI ved nedbygging av mottakskapasitet skal opptre i samsvar med god forretningsskikk i privatrettslige avtaler. Retningslinjen skal også bidra til at beslutninger er godt begrunnet og dokumentert. UDI ønsker i størst mulig grad å utvise åpenhet, forutsigbarhet og etterrettelighet overfor kontraktspartnere, samarbeidspartnere og offentligheten.

Retningslinjen skal innenfor disse rammene bidra til at UDI oppnår et best mulig resultat, økonomisk, kvalitativt og strukturmessig, og at prosessen blir dokumentert på en tilfredsstillende måte.

Prosessbeskrivelsen skal, så langt som mulig, sikre at leveranseteamene, heretter kalt LT, tfører sine oppdrag på en enhetlig måte. 

3. Saksgang

LT Kapasitetsstyring og logistikk har ansvar for å vurdere kapasitetsbehov. Vurderinger baseres på gjeldende prognoser og ankomstsituasjonen. Ved avdekking av behov for justering av kapasitet diskuteres og koordineres dette mellom LT Kapasitetsstyring og logistikk, LT Kategori mottaksanskaffelser og prosesseier. Teamene og prosesseier har faste møtepunkter hvor dagens situasjon og eventuelle justeringer i mottakskapasitet tas opp.  

Ledergruppen skal orienteres så tidlig som mulig om det avdekkes et redusert kapasitetsbehov som kan føre til avvikling av avtaler om asylmottak. Dette gjøres gjennom en ledermøtesak fra LT Kapasitetsstyring og logistikk.  

Reduksjon av mottakskapasitet kan gjennomføres ved oppsigelse av tilleggsplasser og opsjoner på eksisterende avtaler innenfor kontraktens rammer og/eller oppsigelse av avtaler om drift av asylmottak.

Ved mindre kapasitetsreduksjoner gjennom avvikling av tilleggsplasser og opsjoner, vil vurderinger tilhøre LT Kapasitetsstyring og logistikk uten å involvere aktuelle regioner i beslutningsprosessen.

Ved reduksjon av kapasitet gjennom avvikling av hele asylmottak vil regionene involveres, og prosessen vil gjennomføres etter punktene i kapittel 5.

Når endelig vurdering foreligger, vil LT Kapasitetsstyring og logistikk orientere  ledergruppen. Oppdrag om å avvikle kapasitet sendes via UDI-sak til LT Kategori  mottaksanskaffelser.

4. Føringer

UDI skal opprettholde en mottaksstruktur med mottak spredt over hele landet.

Det er ønskelig at ulike kategorier driftsoperatører er representert, og UDI vil forsøke å legge til rette for en balanse mellom de ulike typene driftsoperatører. UDI vil også hensynta den geografiske spredningen av mottaksdrift. Prosesseier kan i tillegg gi overordnede føringer for nedbygging både på landsbasis og i den 
enkelte region. Slike føringer kan for eksempel gjelde: 

• Budsjettmessige føringer der priskriteriet vektlegges eksklusivt

• Bevare mottak med spesialfunksjoner og/eller spesielle oppgaver.

• Beredskapsmessige hensyn 

Prosesseiers overordnede føringer skal gjøres kjent for driftsoperatørene og offentligheten. 

5. Kriterier ved utvelgelse av asylmottak 

Etter at LT Kapasitetsstyring og logistikk har identifisert behov for kapasitetsreduksjon i form av avvikling av hele asylmottak vil det sendes ut oppdrag til en eller flere regioner om å utføre en risikovurdering av mottakene i sin region og videre melde opp mottak som skal vurderes for avvikling.

• Disse kriteriene vil bli vektlagt ved utvelgelse av asylmottak for avvikling:

• Pris per plass per år, basert på gjeldende pris i avtale.  

• Regionens helhetsinntrykk av mottaket basert på løpende kontrakt- og mottaksoppfølging 

• Pålegg, dagbøter og avkortning gitt i UDIs ordinære kontraktsoppfølging samt pålegg fra andre tilsynsmyndigheter.  

• Vurderinger av utfordringer knyttet til mottakets beliggenhet. Tilgjengelighet for beboere til skole, barnehage og andre offentlige tjenester, samt til aktivitets- og fritidstilbud.  

• Vurderinger av mottakets kapasitetsutnyttelse og beboerlogistikk.

• Annet (mottak med spesielle funksjoner, spesiell ønsket beliggenhet, tilleggsavtaler med mer) 

Når risikovurderinger og oppmelding av mottak er sendt inn vil LT Kapasitetsstyring og logistikk sammenstille informasjonen og orientere ledergruppen før oppsigelser av driftsavtaler iverksettes. 

Når oppsigelser er sendt ut, og driftsoperatører og andre berørte parter er varslet i henhold til UDI 2010-038, rapporterer LT Kategori mottaksanskaffelser dette til prosesseier, regiondirektører og LT Kapasitetsstyring og logistikk.