UDI 2013-011 Intervju i søknader om beskyttelse

1. Innledning

Retningslinjen beskriver krav til kvalitet og rutiner for hvordan saksbehandlere skal gjennomføre intervjuer i søknader om beskyttelse. 

Retningslinjen omfatter ikke intervju med enslig mindreårige asylsøkeren, eller samtaler med medfølgende barn. Se egne retningslinjer for samtaler med medfølgende barn i UDI 2010-075 høring av medfølgende barn i saker om beskyttelse.

2. Generelle krav til kvalitet

2.1. Formålet med intervjuet

Formålet med intervjuet i søknader om beskyttelse er å innhente tilstrekkelig relevant og pålitelig informasjon til at UDI kan vurdere om søkeren har krav på beskyttelse eller kan gis opphold på humanitært grunnlag. 

Intervjuet skal også ha som formål å bidra til å identifisere sårbare søkere med særskilte behov, slik at intervjueren kan gjøre nødvendige tilpasninger og bidra til nødvendig oppfølging.

Intervjueren har ansvar for å påse at saken blir så godt opplyst som mulig. Søkeren har ansvar for å legge fram all relevant informasjon om årsaken til søknaden, besvare nødvendige spørsmål og legge fram relevant dokumentasjon.

Følgende tema vil ofte være relevante under asylintervjuet:

• årsaken til søknaden om beskyttelse

• hva søkeren frykter ved retur til hjemlandet

• hvorfor søkeren er forfulgt (årsakssammenheng)

• om hjemlandets myndigheter har evne og vilje til å beskytte søkeren ved retur

• om søkeren har tilgang til et trygt område i hjemlandet, og om det er urimelig å henvise søkeren dit

• om det foreligger grunner til opphold på humanitært grunnlag

• om noen av opplysningene gir grunnlag for vurdering av utelukkelse fra flyktningstatus

• situasjonen til hvert enkelt medfølgende barn  

2.2. Krav til gjennomføring av intervjuet

Intervjueren skal tilrettelegge for god kvalitet i informasjon fra intervjuet, gjennom å benytte en strukturert intervjumetode. For en mer detaljert beskrivelse av intervjumetoden, se vedlegg UDI 2013-011V1 En strukturert intervjumetode.  

Intervjueren skal legge vekt på å

• skape trygge og forutsigbare rammer for intervjuet

• gi tilpasset informasjon om formålet med intervjuet og sentrale rettigheter og plikter

• oppfordre søkeren til å forklare seg fritt og med egne ord om relevante tema

• følge opp informasjon av betydning for søknaden med åpne og ikke-ledende spørsmål

• bidra til at informasjonen som innhentes er i tråd med formålet med asylintervjuet gjennom å gjøre tydelig hva som er relevante tema, følge opp og eventuelt introdusere tema som er relevant for søknaden om beskyttelse

2.3. Krav til rollen som intervjuer 

Intervjueren skal tilrettelegge for god kommunikasjon gjennom å være trygg, åpen, fleksibel og empatisk. 

Intervjueren skal ha en profesjonell holdning en åpen innstilling og opptre objektivt og nøytralt gjennom hele intervjuet.

Alle som intervjuer skal få grunnleggende opplæring i utredende intervjumetode. Intervjuere skal også ha tilstrekkelig kunnskap om relevante asylrettslige vurderinger og faktorer som kan påvirke kvaliteten på informasjonen som innhentes. Intervjueren skal også ha tilstrekkelig kunnskap til å kunne ta hensyn til søkerens generelle situasjon, kulturelle bakgrunn og eventuelle sårbarhet.

3. Forberedelser

Før intervjuet skal intervjueren gjøre nødvendige saksforberedelser, fysiske og mentale forberedelser.

Ansvarlig leder skal tilrettelegge for at intervjueren har tilstrekkelig tid til å forberede intervjuet. 

3.1. Bestilling av intervju 

Intervjueren bestiller intervjuet i DUF. Bestillingen sendes deretter videre til bookingsystemet LOS, hvor ansvarlige i Booking (Beskyttelse 12) gjennomfører bookingen.  

Dersom intervjuet skal gjennomføres via skjerm eller som reiseintervju, skal dette komme tydelig fram i bookingen. For informasjon om når intervjuet kan gjennomføres via skjerm, se punkt 6 om fjernintervjuer. For informasjon om reiseintervjuer se punkt 7.1. 

Dersom det skal tas spesielle hensyn i bookingen av intervjuet, skal informasjon om dette formidles til Beskyttelse 12 i feltet "beskjed til booker". Det kan gjelde for eksempel barnepass, krav til tolken, lengde på intervjuet, hensyn til sikkerhet eller andre behov for tilrettelegging. 

Ved behov kan intervjueren be Beskyttelse 12 sjekke informasjon som kan indikere behov for ekstra tilrettelegging i MOT. Det kan for eksempel være i intervjuer hvor det foreligger informasjon som indikerer risiko knyttet til psykisk sykdom eller truende adferd. 

Ved bestillingen skal intervjueren om mulig, ta hensyn til egen kompetanse om land og/eller relevante tema. Dette er spesielt viktig for gjennomføring av intervjuer der søkeren er psykisk eller fysisk syk, kan opptre aggressivt eller av andre grunner kan ha problemer med å opplyse egen sak. 

Ved bookingen av intervjuet skal Beskyttelse 12 så lang som mulig ta hensyn til at søkere med reisevei skal ha mulighet til tilstrekkelig hvile før oppmøte på intervju. 

3.2. Saksforberedelser 

Under saksforberedelsene skal intervjueren gjøre en første vurdering av opplysningene i saken, identifisere eventuelle mangler og/eller motstrid og planlegge gjennomføringen av intervjuet i tråd med formålet med intervjuet. 

Intervjueren skal lese relevant informasjon i saken, som for eksempel politiregistreringen, og eventuell informasjon fra mottak eller andre. Intervjueren skal vurdere om det er gjort nødvendige undersøkelser før intervjuet, slik at resultat fra eventuelle undersøkelser så langt som mulig kan legges fram under intervjuet. 

Intervjueren skal også sette seg inn i relevant landkunnskap, land- eller tema spesifikke intervjuveiledninger og praksis for behandling tilsvarende saker. Hvis det foreligger relevante intervjuveiledninger og/eller nick skal intervjueren kartlegge saken i tråd med veiledningene.

Informasjon som er innhentet under politiregistreringen og skal benyttes aktivt i intervjuet, for eksempel til å gjøre innledende forberedelser, tilrettelegge intervjuet i tråd med informasjon om særskilte behov og fokusere kartleggingen av relevante tema. 

3.3. Fysiske forberedelser 

Intervjueren skal gjøre nødvendige fysiske tilrettelegginger som blant annet; å påse at intervjuet gjennomføres på et kontor som er tilrettelagt for formålet, at samtalen ikke kan overhøres av uvedkommende og at unødvendige forstyrrelser kan unngås. Intervjueren skal også påse at det er lagt fram penn og papir til søkeren og tolken og at datamaskin og lydopptakssystem fungerer. 

3.4. Mentale forberedelser 

Intervjueren skal forberede seg mentalt på møtet med søkeren, blant annet gjennom å ha en bevissthet om egne oppfatninger og antagelser, slik at intervjueren kan opptre så objektiv som mulig.

3.5. Forberedelser til intervju med søkere med særskilte behov

Intervjueren har ansvar for å tilrettelegge for søkere med særskilte behov. Dersom det er informasjon i saken som indikerer at søkeren kan ha særskilte behov skal intervjueren under forberedelsene vurdere om det er behov for å  

• gjøre en ekstra tilrettelegging av intervjurommet

• anbefale at søkeren har en følgeperson tilstede under intervjuet

• innhente nødvendig informasjon om relevante tema, for eksempel menneskehandel, kjønnsrelatert forfølgelse, tortur, kjønnslemlestelse, tvangsekteskap, vold nære relasjoner eller negativ sosial kontroll

• innhente informasjon om søkerens muligheter til oppfølging og eventuell juridisk bistand

Hvis intervjueren har grunn til å tro at det er behov for ekstra kompetanse for å gjennomføre intervjuet, skal han eller hun ta kontakt med nærmeste leder for en vurdering av om intervjuet bør gjennomføres av en saksbehandler med særskilt kompetanse på tema, eventuelt en saksbehandler med opplæring i håndtering av vanskelige intervjusituasjoner. Det kan også vurderes om to intervjuere kan være tilstede under hele eller deler av intervjuet.

Se også:

• UDI 2018-004 Seksuell orientering og kjønnsidentitet i søknader om beskyttelse

• UDI 2015-011 Kjønnslemlestelse i søknader om beskyttelse fra mindreårige asylsøkere

• UDI 2015-007 Tvang, vold og barneekteskap i søknader om beskyttelse

• UDI 2024-011 Torturutsatte i Asylprosessen 

3.6. Følgepersoner og observatører 

Intervjuet skal som hovedregel gjennomføres uten følgepersoner, familiemedlemmer eller andre observatører til stede.

Dersom søkeren har fått oppnevnt advokat på intervjutidspunktet kan advokaten delta på intervjuet dersom søkeren og/eller advokaten ønsker det.

Intervjueren skal vurdere om det også kan gjøres unntak i situasjoner hvor:

• det er tjenestemessige behov for at ansatte i UDI deltar som observatører, for eksempel ved behov for opplæring, veiledning og kvalitetssikting av intervjuer

• søkeren på grunn av fysisk eller psykisk sykdom, ønsker at det er en følgeperson til stede som kan ivareta søkerens behov under intervjuet

• medfølgende barn av ulike årsaker ikke kan benytte seg av barnevaktsordningen

Dersom det er en følgeperson eller observatør til stede, skal intervjueren informere søkeren om personens navn, stilling og oppgaver. Intervjueren skal også informere om at personen ikke kan svare på vegne av søkeren, og at han eller hun bør unngå å avbryte under intervjuet. 

3.7. Sikkerhet 

Intervjueren skal gjøre seg kjent med rutinebeskrivelsen for intervjuer med forhøyet risiko. 

Alle kontorer hvor det gjennomføres intervjuer skal ha alarmknapp. Intervjueren skal sjekke at alarmknappen er lett tilgjengelig og at hen vet hvordan den virker. 

Dersom det er informasjon i saken som indikerer at det kan være behov for ekstra sikkerhetstiltak, skal intervjueren sammen med nærmeste personal- eller teamleder, vurdere om det er behov for å informere vekterne, innkalle ekstra vekter eller varsle sikkerhetssjefen.

Hvis det oppstår en akutt situasjon under intervjuet, skal intervjueren tilkalle hjelp ved å trykke på alarmknappen. Akutte situasjonen kan for eksempel være i situasjoner hvor søkeren opptrer truende, voldelig, skader seg selv eller får et illebefinnende.

Intervjueren er ikke ansvarlig for oppfølging av søkeren og/eller transport til legevakt. Intervjuer skal varsle vekter som skal håndtere situasjonen videre. 

Intervjueren skal vurdere om det er behov for å eskalere saken i tråd med eskaleringspyramiden. Se også asylavdelingens beredskapsplaner.

Intervjueren skal også vurdere behov for å videreformidle informasjon til aktuelle instanser, se punkt 8 og 8.1. Se også rutinebeskrivelse for identifisering og oppfølging av intervjuer med forhøyet risiko. 

3.8. Intervju med søkere med alvorlige smittsomme sykdommer 

Hvis det foreligger informasjon om at søkeren har en alvorlig smittsom sykdom før intervjutidspunktet, skal intervjueren selv ta initiativ til å få avklart om det er forsvarlig å gjennomføre intervjuet hvis en slik avklaring ikke er gjort tidligere. Intervjueren skal ta kontakt med helse på mottaket hvor søkeren er bosatt for nærmere informasjon. 

Hvis det under intervjuet kommer frem opplysninger om at søkeren kan ha en smittsom sykdom, skal intervjueren i samråd med nærmeste personal- eller teamleder vurdere behovet for å avbryte samtalen og henvise søkeren til en helsekontroll. Se også UDI 2014-005 Varsling ved mistanke om smittsomme sykdommer under asylintervjuet.

3.9. Tid til gjennomføring av intervju

Intervjueren skal normalt starte intervjuet klokken 0900 og avslutte når hen har innhentet tilstrekkelig informasjon om årsaken til søknaden om beskyttelse, senest klokken 1615 dersom ikke andre føringer er gitt. Se også punkt 7.2 om fortsettelsesintervjuer. 

4. Innledende prosedyrer

4.1. Kontaktetablering

I den innledende fasen av intervjuet skal intervjueren legge vekt på å skape trygge og forutsigbare rammer for intervjuet, blant annet ved å presentere seg selv med navn og tittel og tolken med tittel. I denne delen av intervjuet skal intervjueren også forsøke å danne seg et inntrykk av søkerens behov for eventuell tilrettelegging under intervjuet.

4.2. Innledende informasjon til søkeren

I innledningen til intervjuet skal intervjueren gi søkeren tilrettelagt informasjon om formålet og rammene rundt intervjuet, se UDI 2013-011V2 Informasjon til søkeren under intervjuet i søknader om beskyttelse. Intervjueren skal informere om

• formålet med asylintervjuet

• intervjuerens navn, ansvar og oppgaver

• tolkens ansvar og oppgaver

• søkerens ansvar, herunder konsekvensene ved bevisst å gi uriktige opplysninger til norske myndigheter

• hva det vil si å søke om beskyttelse og ansvar og rettigheter knyttet til søknaden om beskyttelse hvis slik informasjon ikke allerede er gitt

• taushetsplikten

• rammene rundt intervjuet

• asylintervjurapporten 

• lydopptak, inkludert 

  • formålet med opptaket

  • hvordan informasjonen blir behandlet herunder at opptaket også vil kunne bli brukt i andre saker som gjelder søkeren

  • retten til å få tilsendt lydopptaket

  • hvordan opptaket blir lagret

  • hvor lenge informasjonen blir lagret 

Intervjueren skal gi søkeren god anledning til å stille spørsmål underveis. 

Før intervjuet starter skal intervjueren spørre søkeren om hen har forstått informasjonen, og om søkeren har helseproblemer og/eller andre problemer som det bør tas hensyn til under intervjuet.

Intervjueren skal vurdere om søkeren er i stand til å gjennomføre intervjuet. Dersom søkeren på grunn av alvorlig fysisk eller psykisk sykdom, ruspåvirkning eller av andre grunner ikke er i stand til å gjennomføre intervjuet, skal intervjueren vurdere om intervjuet skal avlyses. Ved tvil skal saken eskaleres i tråd med eskaleringspyramiden.

5. Informasjonsinnhenting

5.1. Fri forklaring

Intervjueren skal tilrettelegge for at søkeren får anledning til å forklare seg fritt om tema som er relevante for søknaden om beskyttelse, gjennom å innlede til tema og be søkeren fortelle, forklare eller beskrive. 

5.2. Kartlegging av relevante tema

Intervjueren skal kartlegge tema som er relevante for søknaden om beskyttelse ved å innlede til tema, for så å følge opp med åpne og nøytrale spørsmål. Intervjueren skal innlede og avslutte temaene i samtalen på en slik måte at personen hele tiden er innforstått med hva som er formålet med samtalen, og tilrettelegge for at søkeren får lagt fram sin historie så sammenhengende som mulig, og med en tilstrekkelig grad av detaljer.

Hvis det foreligger relevante land- eller temaspesifikke intervjuveiledninger, og/eller nick, skal intervjueren gjøre seg kjent med disse, og kartlegge saken i tråd med veiledningene. 

5.3. Bruk av åpne og nøytrale spørsmål

Intervjueren skal som hovedregel bruke åpne og verdinøytrale spørsmål. Bruk av åpne spørsmål bidrar til å ivareta søkerens rett til å forklare seg med egne ord gir god kvalitet i informasjonen.

Et åpent spørsmål er et spørsmål som tilrettelegger for at søkeren får forklart seg om relevante detaljer uten unødvendige føringer fra intervjueren. Gode åpne spørsmål begynner ofte med; fortell, forklar eller beskriv eller spørreordene hva, hvem, hvor, hvorfor (hva er årsaken til) og når. Lukkede spørsmål kan også brukes som en del av kartleggingen av relevante tema når det er behov for presise avklaringer.

Intervjueren skal unngå å bruke ledende eller verdiladede spørsmål eller spørsmål som er vanskelige å svare på som for eksempel; dobbeltspørsmål, spørsmål formulert som påstander eller spørsmål som inneholder for mye informasjon. 

5.4. Avklare misforståelser og motstrid

Intervjueren skal avklare misforståelser og foreholde søkeren med motstrid på en slik måte at søkeren får god anledning til å kommentere og/eller forklare seg. Intervjueren bør som hovedregel foreholde søkeren med motstridende opplysninger etter at sentrale tema er kartlagt. Dette både fordi kartleggingen av slike tema kan påvirke intervjuerens relasjon til søkeren og søkerens motivasjon til å fortelle, og fordi intervjueren har et bredere vurderingsgrunnlag etter først å ha innhentet sentral informasjon. 

For å bidra til god forståelse og kvalitet i informasjonen skal intervjueren underveis i intervjuet:

• oppsummere sentrale tema

• så langt som mulig oppklare tvetydigheter og/eller misforståelser underveis i intervjuet

• oppfordre tolken til å informere om misforståelser som kan skyldes tolkingen eller andre språklige forhold

• vurdere behovet for å kontrollere at navn og stedsnavn er korrekt skrevet ned

5.5. Tilrettelegging for søkere med særskilte behov under intervjuet

Sårbare søkere kan ha særskilte behov for tilrettelegging under intervjuet.

Intervjueren skal vurdere om det er behov for ekstra tilrettelegging under kartleggingen av saken, som for eksempel å:

• bruke ekstra tid på å forklare rammene for intervjuet eller trygge søkeren

• ta ekstra pauser og jobbe i et lavere tempo

• ta opp temaer som saksbehandleren har grunn til å tro kan være relevant, for eksempel menneskehandel, kjønnslemlestelse eller tvangsekteskap

• informere om muligheter til oppfølging og eventuell juridisk bistand

Hvis intervjueren gir informasjon om muligheter for oppfølging og bistand skal det skrives inn i asylintervjurapporten hvilken informasjon som er gitt. Dersom intervjueren er i tvil om søkeren er i stand til å fortsette intervjuet enten på grunn av grunn av fysisk eller psykisk sykdom eller andre grunner, skal intervjueren vurdere om intervjuet skal avsluttes. 

5.6. Innhente informasjon om helse

Intervjueren skal innhente informasjon om alvorlige fysiske eller psykiske helseproblemer.

Intervjueren skal informere søkeren om at anførsler om egen eller barns helse bør være dokumentert med helseerklæring/attest utstedt i Norge, og at en eventuell helseerklæring bør fremlegges så snart det er praktisk mulig. Se UDI 2013-020 Helseanførsler i asylsaker.

6. Fjernintervjuer 

6.1. I hvilke saker kan intervjuet gjennomføres via skjerm? 

Av hensyn til kvalitet skal intervjuet som hovedregel gjennomføres ved oppmøte. 

I fjernintervjuer kan kvaliteten påvirkes, for eksempel ved at det er vanskeligere å etablere kontakt, tekniske feil forstyrrer kommunikasjonen, kvaliteten i tolkingen påvirkes og det kan være vanskeligere å følge opp sårbare søkere. 

Fjernintervju kan benyttes dersom søkeren selv foretrekker intervju via skjerm av godt begrunnede årsaker eller i saker med lav risiko for feil utfall, for eksempel åpenbart grunnløse eller saker med stor sannsynlighet for innvilgelse hvor søkeren ikke er sårbar.

Fjernintervju skal som hovedregel ikke benyttes dersom

• det er behov for å utrede komplekse forhold relatert til tvil om troverdighet og/eller behov for å legge fram bevis

• det er behov for å kartlegge tema knyttet til sikkerhet og/eller utelukkelse

• søkeren er barn (enslige mindreårige og barn i familie)

• søkeren er sårbar eller i en sårbar situasjon

• søkeren har behov som gjør kommunikasjon via skjerm vanskelig

Dersom det skal gjøres unntak for enkelte porteføljer eller sakstyper skal dette besluttes av asyllederforum. Asyllederforum kan gjøre unntak etter en vurdering av risiko, hensyn til kostnader og logistikk eller andre tungtveiende hensyn. Unntak skal begrunnes skriftlig og vurderingen skal være lett tilgjengelig for alle som intervjuer.

Dersom det skal gjøres unntak i enkeltsaker skal dette vurderes av intervjuer i samråd med nærmeste personal- eller teamleder. 

Ved unntak skal intervjueren begrunne bruk av fjernintervju i merknadene. 

6.2. Krav til teknisk utstyr 

UDI Digitalisering har ansvaret for montering og kvalitetssikring av den tekniske løsningen knyttet til gjennomføring av intervjuer via skjerm i UDIs lokaler. Kapasitet og logistikk har ansvaret for PCer i mottakene. 

Teknisk utstyr skal tilfredsstille tolkens behov for særlig god kvalitet på lyd og bilde. Inkludert størrelse på skjerm og sikkerhet og kvalitet på internettforbindelsen. Eventuelle endringer i utstyret som brukes skal godkjennes av ansvarlige i Digitalisering og ledelsen i Beskyttelse. Dette gjelder både for utstyr i UDIs lokaler og på mottakene.

UDI Digitalisering har i samarbeid med superbrukere ansvaret for å utarbeide og oppdatere en brukerveiledning for intervjuer via skjerm, og gi saksbehandlere i UDI og kontaktpersoner på de aktuelle mottakene opplæring i den tekniske løsningen.

6.3. Søkeren deltar via skjerm 

I intervjuer hvor søkeren deltar via skjerm skal intervjueren og tolken delta fra hver sin skjerm, enten fra samme kontor eller hvert sitt kontor i UDIs lokaler. Søkeren deltar på intervjuet fra egnet rom på mottaket.

Det er i utgangspunktet ikke tilrettelagt for at søkeren sitter alene på et kontor i UDIs intervjulokaler. I intervjuer hvor det er behov for dette, er intervjueren i samarbeid med saksbehandler i Beskyttelse 12 ansvarlig for å påse at søkeren følges opp på en forsvarlig måte før og under intervjuet, se punkt 6.3.2. om krav til ivaretakelse av søkeren på mottak, for informasjon om hva som skal være på plass.

6.3.1. Krav til intervjurom på mottaket 

Logistikkteamet i Mottak og Retur er ansvarlig for at intervjurommet på mottaket tilfredsstiller krav til kvalitet. Intervjurommet skal være lydtett og egnet til formålet. Det skal være tydelig merket at rommet er opptatt og at forstyrrelser må unngås.  

Dersom mottaket ikke har egnende intervjurom skal intervjuet gjennomføres i andre lokaler som er egnet til formålet, som for eksempel andre mottak i nærheten eller andre offentlige etater. 

Hvis årsaken til at intervjuet gjennomføres via skjerm er at det er helsefare forbundet med at flere personer oppholder seg i samme rom, skal intervjurommet og eventuell transport til intervjulokalet, tilrettelegges slik at risiko for smitte begrenses. I slike situasjoner følges generelle råd fra Folkehelseinstituttet.  

6.3.2. Krav til ivaretakelse av søkeren på mottaket 

Før intervjuet skal ansvarlig på mottaket informere søkeren om at intervjuet vil bli gjennomført via skjerm. Ved oppstart av intervjuet skal en mottaksansatt sammen med søkeren opprette kontakt med UDIs intervjuer og utveksle kontaktinformasjon til bruk ved behov, for eksempel ved tekniske problemer. 

Den mottaksansatte skal sammen med intervjueren be søkeren vise fram asylsøkerbeviset, for å sikre at rett person har møtt til intervju. Ansvarlig mottaksansatt skal gi søkeren informasjon om 

• hvor søkeren skal sitte

• hvordan det tekniske utstyret skal brukes

• hvor søkeren kan oppholde seg i pauser

• hvor søkeren kan oppbevare ytterklær

• at mobiltelefonen skal være avslått under intervjuet 

• at familiemedlemmer, inkludert medfølgende barn, eller andre følgepersoner som hovedregel ikke skal være til stede under intervjuet og kontrollere at dette følges opp

• hvem søkeren kan ta kontakt med ved tekniske problemer eller behov for annen hjelp

Ansvarlig mottaksansatt skal også sjekke at søkeren har tilgang til penn, papir, kleenex og varm eller kald drikke, og bistå søkeren dersom det oppstår tekniske problemer, søkeren har emosjonelle reaksjoner under intervjuet som intervjueren ikke kan håndtere via skjerm eller det er behov for bistand i forbindelse med psykiske eller fysiske helseproblemer. Hvis søkeren har behov for bistand eller oppfølging etter intervjuet, skal intervjueren kontakte den ansvarlige mottaksansatte, og ellers følge ordinære rutiner for oppfølging og varsling. 

Intervjuere skal være kjent med kravene til kvalitet. Dersom intervjueren oppdager avvik, skal intervjuet vurdere om det er behov for å avbryte intervjuet og varsle avvik til ansvarlig i Mottak og Retur. 

6.4. Tolken deltar via skjerm 

Av hensyn til informasjonssikkerhet og kvalitet skal tolken som hovedregel tolke ved oppmøte i UDIs lokaler. Det kan gjøres unntak dersom det ikke finnes tolker i Norge på det aktuelle språket, ingen aktuelle kvalifiserte tolker er tilgjengelig på oppdragsstedet, eller det er fare for helse som gjør at tolk, søker og intervjuer ikke bør oppholde seg i samme rom. I slike tilfeller skal tolken befinne seg på et offentlig kontor som kan bekrefte tolkens identitet og tilby forsvarlig bruk av utstyr. 

Ved skjermtolking har Beskyttelse 12 ansvaret for å legge til rette for at tolkingen kan skje på en forsvarlig måte. Se UDI 2011-039 Bruk av tolk i utlendingssaker og Tolkeloven § 8 (ekstern lenke) om offentlige organers ansvar for å sikre tilfredsstillende tekniske løsninger, opplæring av ansatte og ivaretakelse av personvernet ved bruk av fjerntolking. 

Dersom tolken befinner seg utenfor UDIs lokaler skal intervjueren så langt som mulig, kontrollere at rommet er egnet, blant annet at

• samtalen ikke kan overhøres

• det ikke befinner seg andre i rommet

• det ikke er mulig å se inn på notater eller skjerm

• ordinære retningslinjer for håndtering av personsensitive opplysninger følges, og at alle skriftlige notater inkluder chatloggen fra intervjuet fjernes eller makuleres forsvarlig 

Booker i Beskyttelse 12 skal informere tolken om at intervjuet skal foregå via skjerm i god tid før intervjuet. Under intervjuet skal intervjueren informere om at det er viktig at bare en person snakker om gangen, og hvilke turtakingssignaler som vil bli brukt. Intervjueren skal også informere tolken om at det er viktig å gi beskjed umiddelbart dersom det oppstår tekniske problemer. 

Intervjueren skal være lydhør hvis tolken påpeker forhold som gjør tolkingen vanskelig. Intervjueren skal også ta hensyn til at tolking via skjerm kan oppleves som mer krevende for tolken, og at det kan være behov for flere pauser. 

6.5. Generelt om gjennomføring av intervju via skjerm 

Det kan være mer utfordrende å etablere kontakt med søkeren via skjerm. Det er viktig at intervjueren gjennom hele intervjuet forsøker å tilrettelegge for god kommunikasjon ved blant annet å 

• ha oppmerksomheten sin rettet mot søkeren

• ønske velkommen og presentere alle som er til stede

• se inn kameraet eller skjermen for å få god kontakt med søkeren

• snakke om et nøytralt tema innledningsvis

• justere lydnivået og gi alle som er til stede anledning til å venne seg til kommunikasjonen via skjerm før intervjuet starter

• være ekstra bevisst på å bruke et enkelt og tydelig språk, hele setninger og å snakke i korte sekvenser

• passe på at søkeren, intervjueren og tolken kan se hverandre via skjermen slik at kroppsspråk og ansiktsuttrykk er tydelig

Intervjueren skal informere søkeren om 

• hvorfor vi gjennomfører intervjuet via skjerm, og at det ikke har betydning for utfallet av søknaden at intervjuet foregår via skjerm

• hvordan vi best kommuniserer via skjerm, blant annet at det er viktig at bare en person snakker om gangen

• hvem som har tilgang til informasjonen

• at det vil bli tatt lydopptak, men at det ikke er opptak av bilde

• at det er spesielt viktig å starte intervjuet til avtalt tid etter pauser

• at det kan bli aktuelt med oppmøteintervju senere, avhengig av hvilken type informasjon som framkommer under intervjuet

Intervjueren skal i tillegg spørre søkeren om hen er komfortabel med å gjennomføre intervjuet via skjerm, og om søkeren har spørsmål knyttet til dette. Dersom søkeren oppgir at hen har sterke innvendinger, skal intervjueren vurdere å utsette intervjuet. Intervjueren skal vurdere om søkeren har behov som gjør at intervju via skjerm likevel ikke bør benyttes. Se vurderingsmomenter i punkt 1. 

Dersom intervjueren mener at det bør være oppmøteintervju, skal han eller hun avklare dette med nærmeste leder og ta kontakt med Beskyttelse 12 for booking av ordinært intervju.  

For å bidra til god kvalitet i informasjonen i intervjuet skal intervjueren legge vekt på å 

• jevnlig sjekke ut egen forståelse

• bruke produktive kommunikasjonsteknikker som blant annet innledning til tema og aktiv lytting

• oppsummere sentrale tema

• oppklare tvetydigheter og/eller misforståelser underveis i intervjuet

• oppfordre tolken til å informere om eventuelle misforståelser som kan skyldes tolkingen

• ta ekstra pauser dersom det er behov for det 

6.6. Tekniske problemer 

Dersom det oppstår tekniske problemer med gjennomføringen av intervjuet, skal intervjueren kontakte UDIs servicedesk og melde sak på vanlig måte. For å få god oversikt over de tekniske utfordringene er det viktig alle problemer rapporteres. Ved behov for en rask løsning kan Beskyttelse 12 bistå med direkte kontakt med DIGA. 

Hvis tolken har tekniske problemer skal intervjueren melde problemet i servicedesk dersom tolken sitter i UDIs lokaler. Dersom tolken sitter utenfor UDIs lokaler har tolken selv ansvaret for å løse eventuelle tekniske problemer, og gi beskjed så raskt som mulig dersom problemene er av et slikt omfang at intervjuet bør avbrytes. 

Dersom det er tekniske problemer på mottaket, skal den mottaksansatte ta kontakt med UDIs servicedesk på telefon, eller kontakte Beskyttelse 12 som kan bistå med direkte kontakt med DIGA.

Ved tekniske problemer skal intervjueren vurdere å ta en pause mens problemene løses. Det kan oppleves som en ekstra belastning for søkeren og tolken og måtte vente i situasjonen mens problemene løses. Ved gjentatte tekniske problemer skal intervjueren vurdere å avbryte intervjuet. 

Det skal framgå av asylintervjurapporten om intervjuet er gjennomført via skjerm. Eventuelle tekniske utfordringer med gjennomføringen av intervjuet, for eksempel brudd eller dårlig kvalitet på lyd eller bilde, skal også framgå av rapporten. Dersom det kun gjelder for deler av intervjuet, skal det framgå av rapporten hvilke deler det gjelder. 

6.7. Behov for fortsettelsesintervju med oppmøte 

Intervjueren skal vurdere om det er behov for å gjennomføre et fortsettelsesintervju med oppmøte i saker hvor det 

• var utfordringer knyttet til den tekniske løsningen (lyd/bilde/gjentatte avbrudd)

• er utfordrende å vurdere troverdigheten av informasjonen fra intervjuet

• er grunn til å tro at saken ikke er godt nok opplyst på grunn av at søkeren har problemer med å forklare seg via skjerm

• er grunn til å vurdere om det er en mulig sikkerhetssak eller utelukkelsessak 

7. Intervjuer utenfor UDIs lokaler 

7.1. Reiseintervjuer 

Dersom intervjuet av ulike grunner ikke kan gjennomføres i UDIs intervjulokaler skal det vurderes om intervjuet skal gjennomføres på mottaket der søkeren bor eller i et annet i et egnet lokale der søkeren oppholder seg. 

Reiseintervju kan vurderes for eksempel dersom søkeren er sårbar eller selv ikke kan eller vil reise av andre grunner. Det kan også benyttes reiseintervjuer ved større grupper av ikkeintervjuede søkere på samme mottak.

Gjennomføring av reiseintervju skal avklares med nærmeste leder og i samråd med Beskyttelse 12.

For mer informasjon om rutiner ved gjennomføring av reiseintervjuer, se rutiner for reiseintervjuer. 

7.2. Bruk av hjemmekontor 

Av hensyn til informasjonssikkerhet og kvalitet skal intervjuet ikke gjennomføres fra hjemmekontor. Det kan gjøres unntak i beredskapssituasjoner. Se egne retningslinjer for beredskapssituasjoner. 

8. Registrering av informasjon

8.1. Lydopptak 

Det skal tas lydopptak av alle asylintervju. Lydopptakene skal gjøres og lagres i samsvar med UDI 2013-015 Lydopptak ved søknad om beskyttelse.  

Søkeren skal orienteres om at det blir tatt lydopptak og muligheten til å få en kopi av opptaket, se vedlegg UDI 2013-011V2 Informasjon til søkeren under intervjuet i søknader om beskyttelse. 

8.2. Asylintervjurapporten 

Intervjueren skal skrive ned all informasjon som er relevant for søknaden om beskyttelse i egne konsepter i DUF. 

Rapporten skal skrives i tråd med retningslinjer for rapportskriving. Se 2013-011V3 Hvordan skrive asylintervjurapporten.

Informasjon om forhold som ikke kan nedtegnes i rapporten skal følge saken som internt notat, se DUF-brukerveiledningen for informasjon om hvordan. 

Rapporten skal ferdigstilles og lagres i DUF uten unødig opphold, senest fem arbeidsdager etter at intervjuet er gjennomført.

Intervjueren skal informere søkeren om at informasjon som er relevant for søknaden om beskyttelse vil bli skrevet ned i en rapport, og at søkeren og kan få en kopi av rapporten etter intervjuet. 

Asylintervjurapporten leses som hovedregel ikke opp for søkeren etter intervjuet. 

Det skal gjøres unntak dersom

• det er tema knyttet til utelukkelse eller sikkerhet som gjør at saken skal sendes videre til F1

• det er tvil om kvaliteten på tolkingen har vært tilfredsstillende, se i kriterier i skjema for evaluering av tolkesituasjonen

• det er grunn til å tro at intervjurapporten inneholder uklarheter eller mangler

• det ikke er tatt lydopptak i saken eller lydopptaket ikke er vellykket

Når rapporten ikke leses opp for søkeren, skal søkeren ikke signere rapporten.

Dersom asylintervjurapporten leses opp for søkeren, skal intervjueren spørre søkeren om alle relevante anførsler er inkludert i rapporten, og gi søkeren god anledning til å rette opp eventuelle feil, mangler eller misforståelser før rapporten signeres. Søkeren skal signere på alle sidene i rapporten.

Dersom det etter intervjuet kommer frem at lydopptaket av asylintervjuet ikke er vellykket eller er tapt, skal asylintervjurapporten leses gjennom per telefon etter rutinene i punkt 6.3. 

I saker hvor asylintervjurapporten må leses opp over telefon skal det tas lydopptak av opplesningen. 

Intervjueren skal be søkeren om en muntlig bekreftelses på at han eller hun har fått asylintervjurapporten lest opp. Intervjueren skal spørre søkeren om det er andre grunner til søknaden om beskyttelse enn de som allerede er nevnt, og om søkeren har kommentarer til gjennomføringen av intervjuet eller tolkingen. 

8.3. Innlevering av dokumenter 

Saksbehandleren skal ta imot dokumenter som er relevante for søknaden om beskyttelse. Dette kan være blant annet; ID-dokumenter, helseerklæring/attest, brev, attester, bilder og kart. Dokumentene skal legges ved saken, se DUF-brukerveiledningen for informasjon om hvordan.

9. Avslutning

I den avsluttende fasen av intervjuet skal intervjueren oppsummere alle relevante anførsler og kontrollere at alle relevante opplysninger er inkludert i rapporten.

9.1. Avsluttende informasjon til søkeren

I den avsluttende fasen av intervjuet skal intervjueren gi søkeren tilrettelagt informasjon om blant annet:

• hvordan ettersende tilleggsinformasjon

• retten til å få en kopi av rapporten

• videre saksgang

• forventet saksbehandlingstid

• melding om adresseendring

• rett til advokat ved avslag

• assistert retur

• rett til midlertidig arbeidstillatelse

• overflytting til nytt mottak

Intervjueren skal spørre søkeren om han eller hun har kommentarer til gjennomføringen av intervjuet og tolkingen. Intervjueren skal gi beskjed til resepsjonen i intervjulokalet så snart intervjuet er avsluttet.

9.2. Fortsettelsesintervjuer

Dersom intervjuet ikke kan ferdigstilles innen normal tid, skal intervjueren vurdere behov for et fortsettelsesintervju.

Intervjueren skal informere nærmeste personal- eller teamleder og Beskyttelse 12 om behov for å tilrettelegge for fortsettelsesintervju så snart som mulig. 

Intervjueren har ansvar for å informere mottaket hvor søkeren bor, dersom anmodningen om fortsettelsesintervju kommer etter at logistikkvakten i Booking og logistikkteamet har gått. 

9.3. Tilleggsintervjuer

Dersom vi eller Utlendingsnemnda (UNE) har behov for å innhente tilleggsopplysninger i en sak, kan søkeren innkalles til tilleggsintervju.

Alle bestillinger av tilleggsintervjuer skal klareres med nærmeste leder.

Ved tilleggsintervju må intervjueren opprette en ny oppgave av typen "UDI gjennomfører asylintervju" fra menyen i DUF, se DUF-brukerveiledningen for informasjon om hvordan. 

10. Eskalering og varsling

Under intervjuet kan det oppstå situasjoner eller framkomme informasjon om særskilte forhold som gjør at intervjueren skal eskalere saken, eller gi opplysninger til andre instanser, for eksempel barnevern, mottak, helse eller politi. 

Det kan for eksempel dreie seg om informasjon om: 

• kriminelle handlinger

• alvorlige psykiske eller fysiske helseproblemer, herunder også smittsomme sykdommer

• voldelig adferd eller omsorgssvikt overfor barn

• sosiale forhold som gir grunnlag for bekymring, for eksempel menneskehandel, tvangsekteskap og/eller vold i nære relasjoner

• selvmordstrusler

10.1. Utlevering av taushetsbelagte opplysninger til andre etater 

Utlevering av taushetsbelagte opplysninger til andre etater må enten bygge på samtykke fra personen, se forvaltningsloven § 13 a første ledd nr. 1 (ekstern lenke) eller på de unntaksbestemmelser fra taushetsplikten som er gitt i forvaltningsloven, straffeloven eller barnevernsloven.

I saker som faller inn under unntaksbestemmelser fra taushetsplikten har intervjueren enten en opplysningsrett eller en opplysningsplikt. I slike saker skal saksbehandleren varsle i tråd med retningslinjene gitt i forvaltningsloven, straffeloven eller barnevernsloven.

I saker hvor det er behov for å be om samtykke skal intervjueren be om et muntlig samtykke fra søkeren. Det kan for eksempel være nødvendig å be om søkerens samtykke i situasjoner hvor intervjueren har grunn til å tro at søkeren kan ha behov for oppfølging, men det ikke er noe konkrete holdepunkter som bekrefter dette. 

Intervjueren skal gi søkeren tilstrekkelig informasjon til å forstå hva samtykket gjelder og hvilke konsekvenser det kan få, herunder hvem som skal få opplysningene, og hva opplysningene skal brukes til, før vedkommende eventuelt samtykker til at opplysningene gis til andre. Samtykke skal registreres i asylintervjurapporten under punktet om” Andre opplysninger eller merknader”. Se også UDI 2010-049 Taushetsplikt i utlendings- og statsborgerskapssaker. 

10.2. Eskalering

Informasjon om særskilte forhold eskaleres i tråd med UDIs eskaleringspyramide, se Eskalering i UDI (ekstern lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI).

Intervjueren skal ta direkte kontakt med nærmeste leder. Sensitive opplysninger skal av personvernhensyn ikke sendes på e-post eller registreres i merknadsfeltet i DUF.

10.3. Utelukkelse og/eller sikkerhetssaker

I saker hvor det forekommer opplysninger som gir grunnlag for vurdering av utelukkelse eller varsling til departementer, skal intervjueren oversende saken til F1 (K2) etter intervju. 

10.4. Skjerming av opplysninger om personen i DUF

I saker som omhandler særskilte forhold skal intervjueren vurdere om det er behov for at saken tilgangsbegrenses i DUF, se UDI 2012-014 Skjerming av opplysninger i DUF.

Skjerming kan være aktuelt for eksempel dersom saken er spesielt medieutsatt eller fordi personen er volds- eller trusselutsatt. 

11. Avlyste intervjuer

11.1. Når søkeren ikke møter opp

Intervjueren skal informere Beskyttelse 12 om at søkeren ikke har møtt til intervju og avtale videre oppfølging. Se også UDI 2011-029 Innkalling og oppmøte til intervju i søknad om beskyttelse. 

Det skal registreres i DUF at søkeren ikke møtte til intervju. Se DUF-brukerveiledningen for informasjon om hvordan. 

11.2. Når intervjuet avlyses av UDI

Dersom UDI av ulike grunner må avlyse intervjuet, skal søkeren få tilbud om nytt intervju så snart som mulig.

Intervjueren eller personen som er ansvarlig for fordeling av saker skal informere Booking og logistikkteamet om at intervjuet må settes opp på nytt. 

11.3. Når søkeren trekker søknaden om beskyttelse under intervjuet

Dersom søkeren ønsker å trekke søknaden om beskyttelse under intervjuet, skal intervjueren bistå søkeren, se rutiner i UDI 2014-007 Standardskjema for å trekke søknad om beskyttelse.

Det skal framgå av asylintervjurapporten og DUF at søkeren har trukket søknaden om beskyttelse.

12. Kvalitetssikring av intervjuet og asylintervjurapporten

Gjennomføringen av intervjuet og asylintervjurapporten skal kvalitetssikres ved at 

• en saksbehandler leser asylintervjurapporten som en del av vurderingen av vedtaket

• intervjufagligkoordinator/rådgivere, nærmeste leder eller andre erfarne saksbehandlere bisitter på intervjuet

• det gjennomføres årlige kvalitetsmålinger og gjennomganger av asylintervjurapporten

Se også UDI 2019-015V1 Kvalitetsstandard for asylintervjuer. 

13. Veiledning og oppfølging av intervjuere

Intervjuere kan ha behov for oppfølging og veiledning etter vanskelige intervjusituasjoner eller dersom han eller hun opplever at gjennomføring av intervjuer medfører en belastning over tid.

Ved behov for veiledningssamtale kan intervjueren ta kontakt med intervjufaglig koordinator i eget team eller andre i intervjufaglig gruppe.

Intervjuere som har behov for oppfølging fra psykolog, skal melde behov til leder med personalansvar og/eller til HR-enheten som kan formidle kontakt med Bedriftshelsetjenesten.

Leder med personalansvar skal i dialog med intervjueren avklare om det er behov for tilrettelagt arbeidssituasjon eller annen bistand.