UDI 2016-008 Sletting av personinformasjon i utlendingsregisteret

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet er etter utlendingsforskriften § 18-2 behandlingsansvarlig for utlendingsregisteret, mens KRIPOS er databehandler. Dette innebærer at det er UDI som er ansvarlig for at fingeravtrykk registrert i utlendingsregisteret slettes når vilkårene for dette etter utf. § 18-4 inntreffer. Etter underretning fra UDI gjennomfører KRIPOS den faktiske slettingen.

UDI ved Oppholdsavdelingen er ansvarlig for at sletting av fingeravtrykk i utlendingsregisteret gjennomføres i henhold til retningslinjene i dette rundskrivet.

Denne retningslinjen pålegger KRIPOS plikter som databehandler for UDI. Retningslinjene i retningslinjen må derfor sees i sammenheng med reguleringene i gjeldende databehandleravtale for utlendingsregisteret mellom etatene.

Selv om utlendingsforskriften § 18-4 kun omtaler sletting av fingeravtrykk fra utlendingsregisteret, innebærer sletting at hele utlendingens innføring i registeret fjernes.

2. Når skal sletting skje

Reglene for sletting av fingeravtrykk fremgår av utf. § 18-4. En utlendings fingeravtrykk skal slettes fra utlendingsregisteret i følgende tilfeller:

1. Hvis utlendingen innvilges statsborgerskap i Norge eller i et annet land som deltar i Eurodac-samarbeidet.
   
   
2. Hvis utlendingen innvilges oppholdstillatelse som kan danne grunnlag for permanent oppholdstillatelse, og har dokumentert sin identitet med nødvendig notoritet.
   
   
3. Hvis utlendingen har fått dokumentert oppholdsrett etter utf. §§ 19-22 – 19-24, og har dokumentert sin identitet med nødvendig notoritet.
   
   
4. Fem år etter endelig vedtak om avslag på søknad om asyl, avslag på annen tillatelse, utvisning eller bortvisning. Det er en forutsetning at vedtaket er iverksatt. At vedtaket er iverksatt betyr i denne sammenheng at det er klart at utlendingen har forlatt landet, dvs. at vedkommende har blitt uttransportert eller at det på annen måte er kjent for utlendingsmyndighetene at utlendingen har forlatt landet.
   
   
5. Når det er gått 10 år siden siste registrering. Med registrering menes her opptak av fingeravtrykk for lagring i utlendingsregisteret.

Utlendingens fingeravtrykk skal ikke slettes dersom grunnleggende nasjonale interesser gjør seg gjeldende, jf. utf. § 19A-6. Dette gjelder selv om den generelle fristen for sletting 10 år etter siste registrering dermed oversittes.

Med dokumentert identitet med nødvendig notoritet menes her at utlendingens identitet er vurdert til å være dokumentert etter vilkårene i direktoratets retningslinje UDI 2012-009 Avklaring av identitet​ punkt 4.1, og registrert som dokumentert i DUF.

3. Nærmere om arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling ved sletting av fingeravtrykk

Sletting av fingeravtrykk gjennomføres kvartalsvis. Prosessen gjennomføres som følger:

1. Oppholdsavdelingen (OPA) er ansvarlig for at nødvendige og oppdaterte uttrekksbeskrivelser er tilgjengelige før hvert uttrekk foretas. En uttrekksbeskrivelse er i denne sammenheng en logisk formulering av vilkårene for sletting, som kan danne grunnlag for å hente ut data fra utlendingsdatabasen om innføringer i utlendingsregisteret som skal slettes. Eventuelle endringer i uttrekksbeskrivelsene meldes til Avdeling for analyse og utvikling ved Enhet for statistikk og analyse (ESA) innen den 20. i måneden før uttrekket skal gjøres.
   
   
2. ESA gjør 1. februar, 2. mai, 1. august og 1. desember på eget initiativ uttrekk fra utlendingsdatabasen i henhold til gjeldende uttrekksbeskrivelse.
   
   
3. Etter at uttrekket er gjort kvalitetssikres det av OPA og ASA. OPA og ASA må også vurdere om enkelte fingeravtrykk i uttrekket likevel skal beholdes fordi grunnleggende nasjonale interesser gjør seg gjeldende. OPA tar initiativ til å involvere ASA.
   
   
4. OPA registrerer DUF-nummer i saker der avtrykk skal beholdes fordi grunnleggende nasjonale interesser gjør seg gjeldende i en egen liste. Hensikten er å sikre at disse avtrykkene ikke slettes ved neste uttrekk. Listen er gradert «BEGRENSET» etter sikkerhetsloven, og må oppbevares og håndteres i tråd med dette.
   
   
5. OPA returnerer uttrekket til ESA, som overfører uttrekket til KRIPOS. Før overføring formaterer ESA uttrekket i henhold til spesifikasjonene avtalt med KRIPOS.
   
   
6. KRIPOS foretar slettinger i utlendingsregisteret i henhold til mottatte liste, og returnerer resultatfilen til ESA.
   
   
7. ESA oppdaterer rapportdatabasen med informasjon fra resultatfilen mottatt fra KRIPOS.

4. Ikrafttredelse

Retningslinjene trer i kraft fra og med 8. november 2016.