To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2011-024
Document-ID : IM 2011-024
Case-ID : 11/3434-1 (17/02805-2)
Last modified : 12.07.2017
Documentdate : 24.10.2011
Receiver :

Region- og mottaksavdelingen

Mandat for faglige og koordinerende oppgaver vedrørende IKT-arbeid i RMA


1. Innledning

2. Deltakelse

3. Oppgaver

3.1 IKT-teamet sin portefølje

3.2 IKT-teamet sine ansvarsområder

3.3 IKT-teamets koordinerende ansvar

3.4 Grupper

4. Evaluering

1. Innledning

Dette mandatet definerer og avgrenser de oppgaver og det ansvaret IKT-teamet har i Region- og mottaksavdelingen (RMA). Hensikten med mandatet er å tydeliggjøre og avgrense hvilke oppgaver IKT-teamet har koordinerende ansvar for overfor de andre enhetene i avdelingen, hvilke oppgaver som IKT-teamet har operativt ansvaret for å utføre og hvilke oppgaver enhetene i RMA har operativt ansvar for på IKT-området.

Mandatet skal vurderes, og eventuelt revideres ved behov.

2. Deltakelse

IKT-teamet er representert med tre personer fra RMA Administrativ stab.
Alle enheter i RMA vil være representert i en eller flere grupper som skal opprettes, eller ha personer som utfører oppgaver som enhetene har ansvaret for å utføre, og som IKT-teamet har et koordineringsansvar for.

3. Oppgaver

3.1 IKT-teamet sin portefølje

I tabellen nedenfor vises IKT-systemene som brukes av RMA og inngår i IKT-teamet sin portefølje.

System

Ansvar

DUF

Koordinere/operativt

Sesam

Koordinere/operativt

INA-rapporter

Koordinere/operativt

Quality Center

Koordinere/operativt

UdiSak

Koordinere

Asylmottak.no

Koordinere/operativt

RVP

Koordinere

UDI-skolen

Koordinere

PUFF – RTE

Koordinere

Servicedesken

Koordinere/operativt, AEF ansvarlig

eLæring

Koordinere/operativt

3.2 IKT-teamet sine ansvarsområder

Arbeidsoppgaver IKT-teamet har ansvaret for:

  • Koordineringsansvar for hele RMA sin portefølje.

  • Ansvarlig for gruppene som opprettes. Koordinere opplæringsaktiviteter for personene i gruppene.

  • Brukerdokumentasjon på Sesam, DUF, eSak og eDok.

  • Koordinere at rutiner og brukerdokumentasjon er entydige.

  • Porteføljeoppfølging.

  • Endringshåndtering på Sesam, DUF, eSak og eDok.

  • Kontaktleddet til AEF.

  • Støtte til avdelingsledelsen på IKT-saker.

  • Videreutvikle opplæring i egen enhet for nyansatte, se http://udisia/jobbeiudi/nyiudi/Sider/Startpakke.aspx , opplæringspakker for internopplæring.

  • Opplæring i HP Quality Center (UDI sitt testverktøy).

  • Koordinere og eventuelt bistå med opplæring av oppgavene som hver avdeling/enhet selv er ansvarlige for.

3.3 IKT-teamets koordinerende ansvar

Oppgaver som må ivaretas av alle kontorer/enheter i RMA, hvor IKT-teamet har en koordinerende rolle:

  • Kontaktleddet med IKT-teamet.

  • Brukerstøtte og opplæring på DUF, eSak og eDok internt.

  • Brukerstøtte på Sesam internt og eksternt. Opplæring i basiskunnskap på Sesam internt, for eksempel kontroll av refusjonskrav eller som verktøy i forbindelse med kontroll av asylmottak.

  • Brukerstøtte på interne systemer (de som inngår i IKT-teamets portefølje).

  • Plikt til å melde feil på alle systemer i AEF sitt feilmeldingssystem.

  • Opplæring internt. Sjekkliste for opplæring av nyansatte skal følges (fins en liste for nyansatte i UDI, skal tilpasses RMA).

  • Stille med representanter i ulike sammenhenger, for eksempel EFFEKT, nye IT-prosjekter.

  • Kontaktperson for stab ihht ny organisering av økonomiarbeidet i RMA.

  • Meldeplikt om endringer i rutiner/praksis som berører rutiner og brukerdokumentasjon i Sesam og DUF. Samt kvalitetssikre at endringene som gjøres er riktige.

3.4 Grupper

IKT-Opplæring Sesam

En gruppe på 4-5 personer hvorav to er personer fra IKT-teamet. Personene som har brukerstøtteoppgaver på Sesam bør hvis det er mulig være til stede når mottak som de er brukerstøtte for, er på kurs i Sesam.

Arbeidsoppgaver som skal ivaretas i gruppen:

  • Opplæring av mottaksansatte. Nye mottak og nytilsatte på eksisterende mottak ved behov. Vi foreslår at det tilbys nytilsatte kurs med jevne mellomrom etter behov, på linje med hvordan andre nytilsatte kurs for mottaksansatte tilbys.

  • Opplæring av UDI ansatte ved behov.

  • Melde fra om behov for endringer/oppdateringer i opplæringspakkene, brukerdokumentasjon og i Sesam.

  • Håndtere henvendelser om opplæringsbehov.

IKT-Test av saksbehandlingssystemer

Inntil 6 personer hvorav av 3 av personene er fra IKT-teamet. Ved store endringer eller ny funksjonalitet kan det være aktuelt å knytte til seg personer fra den enheten/avd som får ny funksjonalitet.

Arbeidsoppgaver som skal ivaretas i gruppen er

  • å planlegge/lage tester

  • å gjennomføre testing

  • å følge opp feilrettinger og gjennomføre retesting av disse

Arkiv/postfunksjon inklusiv UdiSak

Denne inngår ikke i IKT-teamets portefølje, men IKT-teamet er representert for å sikre at ansvarsområder som inngår i porteføljen blir ivaretatt.  

Pengereglementsgruppen

Gruppen som opprettes tilhører ikke IKT-teamets portefølje, vi er kun representert i denne gruppen for å kunne ivareta enkelte av ansvarsområdene som vi har i porteføljen som blir påvirket av arbeidet som gjøres i denne gruppen.

4. Evaluering

Det skal være en årlig vurdering av organiseringen for å se om organiseringen virker i henhold til hensikten. Det skal spesielt være fokus på å se på organiseringen av arbeidet med test og opplæring på Sesam, om disse gruppene virker etter hensikten. Det må også evalueres om regionkontorene er godt nok involvert i, oppdatert og har innflytelse på arbeidet som utføres av gruppen som gjennomfører opplæring i Sesam. Det bør også spesielt evalueres om gruppen som driver med test fungerer etter hensikten. Det bør også evalueres om hver enkelt enhet ivaretar oppgavene de har ansvaret for på en tilfredsstillende måte, og om IKT-teamet virker etter hensikten.

 

Anne Siri Rustad
avdelingsdirektør 

Kontakt:
Region- og mottaksavdelingen, RMA Administrativ stab

 

Latest changes
  • Endret: IM 2011-024 Mandat for faglige og koordinerende oppgaver vedrørende IKT-arbeid i RMA (7/12/2017)

    Internmeldingen er oppdatert i tråd med gjeldende begrepsbruk. Begrepet tilsyn er erstattet med kontroll av asylmottak.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo