To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2014-016
Document-ID : IM 2014-016
Case-ID : 10/1610-20 (17/02805-3)
Last modified : 13.07.2017
Documentdate : 04.09.2014
Receiver :

Region- og mottaksavdelingen

Rutiner for bruk og oppfølging av rammeavtale for særskilte bo- og omsorgsløsninger


Red.anm.: Internmeldingen er under revidering (18. oktober 2018).

1. Innledning

1.1 Målsetting

1.2 Målgruppen for tiltaket

1.3. Hensikten med oppholdet

2. Ansvars- og arbeidsdeling i RMA

2.1 Fagstab

2.2. Regionkontor Vest (RKV)

2.3 Regionkontorene

2.4 Økonomioppfølging

3. Saksbehandlingsrutiner ved bruk av plass hos leverandør

3.1 Søknad om plassering, eventuelt forlenging av plassering hos leverandør

3.1.1 Saksbehandlingsrutiner for regionkontorene

3.1.2 Krav til innhold i søknad om plassering/eventuelt forlengelse av plassering

3.1.3. Hasteprosedyre

3.2. Bestillingsskjema/avtaledokument

3.3 Oppfølging av plassering hos leverandør

3.4. Avslutning av plassering hos leverandør

4 Kontraktsoppfølging

1. Innledning

Som et supplement til asylmottakssystemet har Utlendingsdirektoratet (UDI) inngått en rammeavtale (vedlegg 1 til dette dokumentet) med en leverandør, Aleris Ungplan & BOI, av ”bo- og omsorgsløsninger til beboere med særskilte behov”.

Retten til innkvartering i asylmottak er lovfestet, jf utlendingslovens § 95, men tildeling av plass i særskilt bo- og omsorgsløsning (heretter kalt særskilt plass) er basert på individuell vurdering, og kan trekkes tilbake når forholdene tilsier det. Vedtak om overføring til og flytting fra særskilt plass gjøres i henhold til utlendingsloven § 95, jf. utlendingsforskriften §§ 17-28 og 17-29.

Rammeavtalen fastsetter de overordnede avtaleforhold mellom UDI og leverandøren. Denne internmeldingen fastsetter rutiner for Region- og mottaksavdelingens (RMA) oppfølging av avtalen, herunder rutiner for inngåelse, oppsigelse, oppfølging og annen kvalitetssikring av de individuelle plasseringene.

1.1 Målsetting

Rutinene beskrevet i dette dokumentet skal sikre tydelig ansvarsfordeling og enhetlig saksbehandling for RMA i all bruk av rammeavtalen. Rutinene skal videre sikre adekvat oppfølging av beboerne og hensiktsmessig bruk av plassene.

1.2 Målgruppen for tiltaket

Målgruppen for rammeavtalen er beboere i asylmottak med utagerende og/eller voldelig adferd. Dette er oftest beboere som er vurdert til å ha en truende adferd overfor sine omgivelser.

Beboere som faller utenfor målgruppen kan i ekstraordinære tilfeller tilbys særskilt plass.

1.3. Hensikten med oppholdet

Tilbud om en særskilt plass skal være et midlertidig tiltak, som skal avlaste UDI og mottakene mens man forsøker å finne andre, mindre kostnadskrevende løsninger for den aktuelle beboeren.

2. Ansvars- og arbeidsdeling i RMA

2.1 Fagstab

Fagstab har et overordnet ansvar for rammeavtalen og forholdet til leverandøren. Dette innebærer:

  • arrangere tertialvise møter med leverandøren, i samarbeid med RKV

  • generell leverandøroppfølging, i samarbeid med RKV

  • utløsing av eventuell opsjon/ny konkurranse på avtalen

  • bistå RKV og de øvrige regionkontorene ved behov

  • avholde tertialvise møter mellom Fagstab, RKV og avdelingsdirektør

2.2. Regionkontor Vest (RKV)

Følgende oppgaver utføres av RKV:

  • forvaltning av de ulike plassene i tråd med avtalen

  • saksbehandleransvar for avdelingsdirektør ved søknad om plassering hos leverandør

  • motta og behandle faktura fra leverandør, en gang pr måned

  • delta på tertialvise møter med leverandør, i samarbeid med Fagstab

  • ansvar for revidering av denne internmeldingen

  • delta på møter som Fagstab arrangerer med avdelingsdirektøren

  • tertialvis rapportering på bruken av tiltakene

2.3 Regionkontorene

Regionkontorene er ansvarlige for den enkelte plassering hos leverandør og oppfølgingen av denne.

Regionkontorene bør ha én koordinerende saksbehandler som følger opp de beboerne som er plassert i særskilt plass, men det skal være en back up for koordinerende saksbehandler, for å sikre god oppfølging og saksbehandling i tråd med disse rutinene.

2.4 Økonomioppfølging

Leverandøren skal fakturere RKV. Utgiftene til tiltaket skal kostnadsføres med prosjektnummer 954.

Ved all oppfølging og kontakt med leverandøren, herunder også ved attestering av regninger, skal relevant WebSak-nummer (journalpost) benyttes.

3. Saksbehandlingsrutiner ved bruk av plass hos leverandør

Plassering på særskilt plass skal alltid godkjennes av RMAs avdelingsdirektør (delegert til regiondirektør ved RKV). RKV har koordineringsansvar når det gjelder bruken av plassene og forbereder sakene for avdelingsdirektør, jf. pkt. 2.2. Nedenfor følger rutiner for plasseringer, oppfølging og avslutning av disse.

3.1 Søknad om plassering, eventuelt forlenging av plassering hos leverandør

Bruk av særskilt plass, inkludert forlengelse av plasseringen, skal alltid godkjennes skriftlig av avdelingsdirektør i RMA (delegert til regiondirektør ved RKV), før plassering iverksettes.

Før en søknad om plassering/søknad om forlengelse av plassering skal regionkontoret ha avklart at andre sektormyndigheter ikke har ansvar for personens bo- og omsorgsbehov.

Det forutsettes også at andre tiltak er vurdert og/eller forsøkt, og funnet utilstrekkelig, før en eventuell særskilt plass kan vurderes. Dette skal skriftliggjøres i søknad om plassering.  Eksempler på alternative tiltak er:

  • flytting til annet mottak

  • internflytting på eksisterende mottak

  • ekstraordinære tiltak, for eksempel miljøarbeider eller vakthold, jf. RS 2010-187

  • flytting til tilrettelagt avdeling (TA), jf. RS 2010-196

3.1.1 Saksbehandlingsrutiner for regionkontorene

Regionkontorene har følgende oppgaver:

  • utforme skriftlig søknad om særskilt plass til avdelingsdirektør, delegert til regiondirektør ved RKV

  • inngå av enkeltavtaler (bestilling/avrop)

  • utforme søknad om forlengelse av opphold

  • følge opp logistikk i forbindelse med inn- og utflytting av beboere hos leverandør, inkludert registrering av enkeltsaker (beboere) i DUF, med kode Særbol

  • sikre at hver plassering er dokumentert gjennom signert bestillingsskjema (vedlegg 2) og sendt til kontraktsarkiv innen månedlig fakturering

  • påse at rapporter på de enkelte beboerne og deres tilstand/behov kommer inn en gang pr måned fra leverandør på de enkelte beboerne og deres behov/tilstand. Ved hasteplassering skal regionkontoret påse at det kommer inn rapport etter 14. dager fra leverandør, jf denne internmeldingens punkt 3.1.3.

  • fortløpende vurdere de enkelte plasseringer med henblikk på å flytte beboerne tilbake til mottak eller over i mindre kostbare tiltak

3.1.2 Krav til innhold i søknad om plassering/eventuelt forlengelse av plassering

Regionkontorenes søknad om plassering skal sendes som et internt notat med oppfølging (N-notat) i WebSak til RKV, jf IM 2012-016.

Notatet med forespørsel om plassering til RKV skal inneholde:

  • status i asylsak

  • en beskrivelse av episoder med vold/utagering

  • redegjørelse for hvilke tiltak som er vurdert eller forsøkt iverksatt, herunder tilrettelagt avdeling, vakthold, miljøarbeidere, flytting til annet mottak m.m.

  • redegjørelse for hvilke instans(er) informasjon i søknaden er basert på

  • opplysninger om hvorvidt Asylavdelingen (ASA) eller Utlendingsnemnda (UNE) er anmodet om prioritert saksbehandling

  • opplysninger om kontakt med Politiets Utlendingsenhet (PU) om eventuell uttransport der det er aktuelt

  • opplysninger om kontakt med Returenheten (RTE) og Innsatsteamet for retur i UDI

  • opplysninger om kontakt med Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi)

  • eventuelt andre relevante opplysninger eller forhold

  • en beskrivelse av målsetningen for oppholdet

  • en beskrivelse av oppholdets planlagte/forventet varighet

Søknad om forlenget plassering skal inneholde oppdaterte opplysninger fra siste kontraktsperiode på de samme prikkpunktene som er nevnt ovenfor.

I en eventuell søknad om forlengelse, skal det redegjøres for hvilke forhold som er vurdert for hvorfor beboeren ikke kan ivaretas i det ordinære mottakssystemet. Søknaden skal videre beskrive hva det jobbes med i tiltaksplanen, eller en eventuell Individuell Plan (IP), for de beboerne som har rett til IP etter Helse- og Omsorgstjenesteloven kapittel 7.

Ved eventuell søknad om forlengelse, skal saken sendes til godkjenning fra regionkontorene til RKV 14 dager før den eksisterende avtalens utløp.

RKV og avdelingsdirektør skal ikke bruke mer enn 5 virkedager på å behandle søknaden om plassering, eventuelt forlenget plassering, gitt at søknaden er korrekt utformet og inneholder nødvendig informasjon/dokumentasjon.

3.1.3. Hasteprosedyre

Hasteprosedyre skal kun benyttes unntaksvis der det ikke er mulig å følge rutinene i punkt 3.1.1. I en slik hastesituasjon må tillatelse hentes fra avdelingsdirektøren direkte, delegert til regiondirektør ved RKV. Slike saker fremmes da av regiondirektør direkte til RKV med et minimum av informasjon pr e-post. Regiondirektør ved RKV godkjenner forespørsel, pr- e-post. Det regionkontoret som søker plass etter hasteprosedyre, legger e-posten(e) inn i WebSak som x-notat, som grunnlag for bestillingsskjemaet. Det ansvarlige regionkontoret informerer RKV om plasseringen, som kopimottaker av x-notat.

Vedtaket gjøres for begrenset tid – inntil 4 uker - og søknad skal fremmes etter ordinære saksbehandlingsrutiner innen 14 dager, dersom forlengelse er aktuelt.

3.2. Bestillingsskjema/avtaledokument

Etter godkjenning av plassering, eventuelt forlenget plassering, skal bestillingsskjema (vedlegg 2 til dette dokumentet) fylles ut og sendes leverandør umiddelbart, senest innen 3 virkedager. Utfylt og signert skjema utgjør den formelle avtalen for den enkelte plassering.

Sakens WebSaksnummer skal brukes som saksnummer også overfor leverandøren. Det signerte bestillingsskjemaet skal oversendes UDIs kontraktsarkiv.

3.3 Oppfølging av plassering hos leverandør

Regionkontoret som foretok plasseringen har ansvar for å følge opp beboer i perioden vedkommende er på særskilt plass.

Regionkontoret skal:

  • dokumentere endret bemanningsgrad for en beboer; leverandør varsler om behov for bemanningsendring pr e-post til det regionkontoret som er ansvarlig for plasseringen, jf. vedlegg 2. Regionkontoret må journalføre e-posten(e) i WebSak under den aktuelle saken, som dokumentasjon for fakturabehandling, og sende kopi til RKV (okonomi-rkv@udi.no).

  • holde regionkontor Vest orientert om ekstraordinære eller alvorlige hendelser i saken.

  • forsikre seg om at alle potensielt straffbare forhold medfører politianmeldelse.

3.4. Avslutning av plassering hos leverandør

Ved avslutning av oppholdet skal regionkontorene:

  • lage en rapport med informasjon fra leverandør-, som inkluderer målsetting, progresjon under oppholdet og årsaken til at oppholdet avsluttes. Dette skal arkiveres under relevant saksnummer i WebSak.

  • varsle RKV på e-post om dato for og årsak til at oppholdet avsluttes.

  • gjøre de nødvendige registreringer i DUF.

Når beboer ikke lenger er innenfor målgruppen (se pkt. 1.2) skal beboer tilbake til regionen beboer kom fra.

Dersom beboer har et ureglementert fravær eller forsvinner fra leverandør, skal leverandør varsle regionkontoret som er ansvarlig for plasseringen samt RKV. Plasseringen avsluttes dersom beboer har vært borte fra tiltaket mer enn 3 dager, jf. rammeavtalen (vedlegg 1).

Dersom vedkommende kommer tilbake, skal gjeldende avrop benyttes om det er innenfor gjeldende tidsperiode.

4 Kontraktsoppfølging

Fagstab kvalitetssikrer leverandør og oppfyllelsen av rammeavtalene ved årlige kontraktsforhandlingsmøter.

Både Fagstab og Regionkontoret som har gjort plasseringen hos leverandør, kan også ha tilsyn/etterkontroll på den enkelte plasseringen de har. Dette kan være meldte eller uanmeldte tilsyn/etterkontroll. Dette må koordineres med Fagstab.

 

Christine Wilberg
avdelingsdirektør

Kontakt:
Region- og mottaksavdelingen
Regionkontor Vest

 

Latest changes
  • Ny: IM 2014-016 Rutiner for bruk og oppfølging av rammeavtale for særskilte bo- og omsorgsløsninger (9/4/2014)

    Internmelding til Region- og mottaksavdelingen om rutiner for oppfølging av rammeavtalen for særskilte bo- og omsorgsløsninger, herunder rutiner for inngåelse, oppsigelse og oppfølging av de individuelle plasseringene.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo