Rutine Nasjonalt ID-senter: oversendelse av saker fra UDI til Nasjonalt ID-senter (NID)

1.   Innledning

1.1   Virkeområde

Rutinen omfatter oversendelse av dokumenter fra Utlendingsdirektoratet (UDI) til Nasjonalt ID-senter (NID), der UDI ber om bistand fra NID i forbindelse med vurdering av identitet ved behandling av enkeltsaker etter utlendings- eller statsborgerlovgivningen. Dokumentet regulerer også hvordan UDI skal bestille generell ID-faglig informasjon fra NID. Prosessene kan utfylle retningslinjen med særskilte rutiner ut fra deres behov.

1.2   Formål

Formålet med denne retningslinjen er å angi felles rutiner for hvordan UDI oversender dokumenter, samt andre henvendelser, der UDI ber NID om bistand i forbindelse med vurdering av identitet ved behandling av enkeltsaker eller om generell ID-faglig informasjon.

1.3   Definisjoner

I denne retningslinjen gjelder disse definisjonene:

• Dokumentkontroll: undersøkelser for å sjekke om et dokument er utstedt av riktig myndighet på riktig måte, at nødvendige rubrikker er utfylt, at dokumentet ikke synes å være endret (uautorisert) mv., og ellers fremstår som ekte, jf. UDI 2012-009 Avklaring av identitet. Dokumentkontroll er avgrenset mot verifisering, se nedenfor.

• Verifisering (av identitet): en prosess der oppgitte identitetsopplysninger kontrolleres mot en pålitelig kilde for å kunne fastslå riktigheten av disse , jf. UDI 2010-155 Verifisering i utlendingssaker. Verifisering kan gjelde undersøkelser om ekte dokumenter inneholder uriktige/falske opplysninger.

2.   Oversendelse av identitetsdokumenter for vurdering av ekthet

2.1   Visum-, oppholds- og statsborgersaker

Ved søknader om visum og oppholdstillatelse har førstelinjen som mottar søknaden ansvar for å kontrollere originale identitetsdokumenter. I UDI 2011-040 Personkontroll og kontroll av identitetsdokumenter framgår det

• hva slags kontroll førstelinjen skal gjøre

• i hvilke typer saker skal det foretas kontroll

• hvilke typer identitetsdokumenter som skal kontrolleres

I slike saker vil derfor ektheten av de identitetsdokumenter som er lagt fram som hovedregel allerede være kontrollert når saken sendes UDI, og dette skal gå fram av påtegninger i saken. Som utgangspunkt vil de identitetsdokumentene som UDI mottar i slike saker være scannede kopier.

2.1.1   Saker der identitetsdokumentene ikke er kontrollert av førstelinjen

I noen tilfeller vil identitetsdokumenter som er lagt fram i saken likevel ikke være kontrollert av førstelinjen. Dette kan særlig gjelde i følgende tilfelle:

• Saken faller inn under unntakene i UDI 2011-040 hvor førstelinjen ikke er pålagt å kontrollere framlagte identitetsdokumenter. Dette er mest aktuelt ved søknader om visum jf. kapittel 3.4.1 i UDI 2011-040. I slike tilfeller kan UDI vurdere å sende dokumentet til NID med anmodning om undersøkelse der saksbehandler har en konkret mistanke om at dokumentet er falskt eller forfalsket. Hvis saksbehandler er ukjent med typen identitetsdokument som er lagt fram, skal saksbehandler, før henvendelse til NID om bistand, undersøke informasjon i ID-basen på nidsenter.no og landdatabasen til Landinfo (utlendingsforvaltningens fagenhet for landinformasjon). Videre kan saksbehandler undersøke aktuelle referansedatabaser (se informasjon om databaser for dokumentkontroll på nidsenter.no).

• Førstelinjen har ikke kontrollert identitetsdokumentet, i strid med retningslinjene i UDI 2011-040. Som utgangspunkt skal saksbehandler da be førstelinjen om å gjøre kontrollen som følger av retningslinjen. Det må tas hensyn til om dette kan gjøres uten vesentlige forsinkelser i saksbehandlingstiden. UDI kan be NID om bistand i slike saker dersom det foreligge konkrete mistanke om at dokumentet er falskt eller forfalsket, og det ikke er hensiktsmessig å sende dokumentet til førstelinjen.

• Identitetsdokumentet er sendt direkte til UDI etter søknaden ble sendt fra førstelinjen. UDI må vurdere om dokumentet burde vært kontrollert i førstelinjen etter UDI 2011-040, og i slike tilfeller, om det er hensiktsmessig at dokumentet blir oversendt til førstelinjen. Det må tas hensyn til om dette kan gjøres uten vesentlige forsinkelser i saksbehandlingstiden. UDI kan be NID om bistand i slike saker dersom UDI har konkret mistanke om at dokumentet er falskt eller forfalsket, og det ikke er hensiktsmessig å sende dokumentet til førstelinjen.

• Statsborgerskapssaker er ikke omfattet av UDI 2011-040, og praksis for kontroll av identitetsdokumenter i førstelinjen vil derfor variere mer. I en større andel av disse sakene vil identitetsdokumentene ikke ha blitt kontrollert av førstelinjen. UDI kan be NID om bistand i slike saker dersom UDI har konkret mistanke om at dokumentet er falskt eller forfalsket, eller etter en risikovurdering av dokumenttype og utstederland.

Aktuelle momenter i vurderingen av om det foreligger konkret mistanke om et dokument er falskt eller forfalsket kan være

• mulige fysiske eller innholdsmessige mangler i dokumentet, for eksempel at det mangler opplysninger som skal være med, avvikende stempler eller ukjent utstedelsesmyndighet mv.

• opplysningene i dokumentet er ikke i tråd med de opplysninger utlendingen selv eller dennes relasjoner gir eller har gitt i tidligere saker, eller opplysninger i andre dokumenter/registre.

• andre konkrete opplysninger skaper tvil om dokumentets ekthet. For eksempel utlendingens manglende kunnskap om det framlagte dokumentet og identitetsopplysningene som går frem av dette.

• dokumentets generelle tilstand vurdert opp mot anført bruk, for eksempel om grad av slitasje er plausibel, om dokumentet inneholder skader som ikke fremstår som tilfeldige, dokument som er blitt vasket mv.

2.1.2  Saker der identitetsdokumentene er kontrollert av førstelinjen

I de fleste saker der identitetsdokumentene i en sak er kontrollert av førstelinjen etter retningslinjene i UDI 2011-040 vil konklusjonen til førstelinjen være at det ikke er noe som tyder på at dokumentet er falskt eller forfalsket. Som utgangspunkt vil det da ikke være aktuelt for UDI å be NID om bistand til ytterligere kontroll av dokumentet. Det samme gjelder der førstelinjen har gjort en utvidet kontroll i tråd med retningslinjen, og har en klar konklusjon om dokumentet er falskt eller ikke.

Saker det likevel kan være aktuelt for UDI å be om bistand fra NID til å kontrollere identitetsdokumenter, eller få råd om det er behov for ytterligere undersøkelser, er der førstelinjen etter en

• minimumskontroll har konkret mistanke om at dokumentet kan være falskt, men ikke har gjort utvidet kontroll fordi de mangler nødvendig utstyr eller kompetanse

• utvidet kontroll er i tvil om dokumentet er falskt eller utstedt på irregulær måte. I slike tilfeller har førstelinjen etter UDI 2011-040 også anledning til å rådføre seg direkte med NID, for eksempel om det er behov for ytterligere undersøkelser.

2.1.3  Oversendelse av identitetsdokumenter eller andre relevante saksdokumenter til NID

Identitetsdokumenter i visum-, oppholds- eller statsborgersaker som UDI ønsker å sende over til NID for å få bistand til ekthetskontroll kan sendes på følgende måter:

• Anmodningsskjema lastes ned fra nidsenter.no og fylles ut. Her oppgis eventuelle tidligere undersøkelser i saken, begrunnelse for ønske om bistand og hva slags bistand som er ønsket. Anmodningsskjema legges ved dokumentet ved innsending.

• Dokumentene sendes NID rekommandert eller på annen trygg måte. Det er også mulig å levere inn anmodning og dokumenter ved personlig fremmøte i NID sine lokaler etter avtale.

Tilsvarende gjelder for andre relevante saksdokumenter som inneholder personopplysninger. Se punkt 4 om avklaring med NID før oversendelse.

2.2   Saker om beskyttelse

Ved behandlingen av søknader om beskyttelse er det Politiets utlendingsenhet (PU) som skal foreta kontroll av reisedokumenter og/eller nasjonale identitetskort som er framlagt. UDI kan imidlertid vurdere å be NID om bistand til å kontrollere andre typer dokumenter som kan få betydning for vurderingen av søkers identitet, for eksempel bostedsattester, statsborgerbevis, oppholdstillatelser og andre dokumenter som finnes i referansedatabasen DISCS.

Dokumenter i beskyttelsessaker som UDI ønsker å sende over til NID for å få bistand til ekthetskontroll kan sendes på følgende måter:

• Anmodningsskjema lastes ned fra nidsenter.no og fylles ut. Her oppgis eventuelle tidligere undersøkelser i saken, begrunnelse for ønske om bistand og hva slags bistand som er ønsket. Anmodningsskjema legges ved dokumentet ved innsending.

• Dokumentene sendes NID rekommandert eller på annen trygg måte. Det er også mulig å levere inn anmodning og dokumenter ved personlig fremmøte i NID sine lokaler etter avtale.

Tilsvarende gjelder for andre relevante saksdokumenter som inneholder personopplysninger. Se punkt 4 om avklaring med NID før oversendelse.

3.   Annen bistand ved vurdering av identitet i enkeltsaker og ved behov for generell ID-faglig informasjon

Ved behandlingen av saker etter utlendings- og statsborgerlovgivningen kan UDI også ha behov for annen bistand ved vurderingen av identitet enn kontroll av ektheten av identitetsdokumenter. NID har gjennom sitt arbeid med enkeltsaker, risikovurderinger, samarbeid med andre lands myndigheter, deltakelse i internasjonalt arbeid m.v. informasjon som kan få betydning for UDIs praksis og risikotilnærming i saksbehandlingen  Dette kan for eksempel være opplysninger om, og/eller vurdering av

• metoder og tiltak for gjennomføring av identitetskontroll i utlendingsforvaltningen, og utvikling av disse

• muligheter for å verifisere ulike identitetsdokumenter i et bestemt land. Det er imidlertid UDI som har ansvaret for å avgjøre om det skal foretas verifisering i den enkelte sak, og hvordan den skal gjøres jf. retningslinjene om dette i UDI 2010-155

• praksis i andre land når det gjelder ekthetskontroll og/eller verifisering av ulike typer identitetsdokumenter i et tredjeland

• hvor høy risiko det er for framleggelse av falske eller forfalskede identitetsdokumenter fra et bestemt land, og tendenser og metoder i den forbindelse

• dokumenttekniske utstedelsesrutiner for ulike identitetsdokumenter, herunder om sikkerhetsdetaljene i dokumentet

Denne type informasjon oppdateres fortløpende i ID-basen og andre steder på nidsenter.no, og saksbehandler oppfordres til å sjekke tilgjengelig informasjon her før henvendelse til NID.

Annen generell landinformasjon UDI har behov for, herunder informasjon om identitetsforvaltningen i et land, som beskrivelser av registre, lovgrunnlag, forvaltningspraksis og sosiale og kulturelle forhold, forutsettes primært dekket av Landinfo, som publiserer slik informasjon i sin landdatabase, samt aktuelle ambassader og spesialutsendinger. NID kan imidlertid også ha generell informasjon om slike forhold. UDIs saksbehandlere skal derfor også undersøke NID sin ID-base før det bestilles ny landinformasjon om identitetsforvaltningen i et land. Videre sendes bestillinger av landinformasjon om identitetsforvaltning både til Landinfo og NID, som hver besvarer UDI ut fra sitt arbeidsområde. Med mindre annet er avtalt, er det likevel Landinfo som har ansvaret for å følge opp bestillinger om generell landinformasjon også på ID-området, og som dermed er ansvarlig for å innhente slik informasjon for UDI, men NID bistår der de har relevant informasjon.

Henvendelser til NID om bistand etter dette kapittel sendes til id-basen@nidsenter.no eller direkte til aktuell landansvarlig hos NID. Kontaktinfo til landansvarlige finnes under respektive land i ID-basen. Dersom henvendelsen inneholder personopplysninger må e-posten klassifiseres som sensitiv og sendes kryptert.

4.  Avklaring i UDI og med NID

Henvendelser fra UDI til NID etter kapittel 2 skal som hovedregel godkjennes av nærmeste leder. Det kangjøres unntak fra dette i særskilte rutiner internt i prosessene. Før dokumenter og/eller henvendelser om bistand oversendes NID etter kapittel 2 bør saksbehandler kontakte NID på henholdsvis id-desk@nidsenter.no eller vakttelefon (40 43 27 05) for nærmere avtale om oversendelse.

Henvendelser fra UDI til NID etter kapittel 3 skal som hovedregel først forelegges ressurspersoner i UDI, eksempelvis landansvarlige, for å avklare behovet for informasjonen. Det er opp til prosessene å fastsette rutiner for dette. Før henvendelser om bistand oversendes NID etter kapittel 3 kan saksbehandler kontakte NID på id-basen@nidsenter.no eller ta kontakt med respektive landansvarlig i NID direkte dersom det er hensiktsmessig å avklare muilgheten for bistand i forkant.

Saksbehandler bør avtale når et endelig svar fra NID kan foreligge.

NID skal ikke besvare privatpersoners henvendelser om status på saker som er til dokumentundersøkelse. Der UDI har gitt NID i oppdrag å undersøke dokumenter, skal saksbehandler i UDI selv kontakte NID dersom personen som har sin sak til behandling har spørsmål.