UDI 2012-028 UDIs ansvar for lønns- og arbeidsvilkår for ansatte i asylmottak

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) anskaffer mottaksplasser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For disse anskaffelsene gjelder også forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Forskriftens formål er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester for offentlige oppdragsgivere ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av allmenngjort tariffavtale eller av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Forskriften er et ledd i arbeidet for å motvirke sosial dumping.

Forskriften krever at UDI som offentlig oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje mv.

Denne retningslinjen fastsetter hvordan UDI skal gjennomføre nødvendig kontroll av mottaksansattes lønns- og arbeidsvilkår. Kontrollen gjennomføres av Leveranseteam kontrakt og kontroll. 

2. Om lønns- og arbeidsvilkår

Med lønns- og arbeidsvilkår, menes i denne sammenhengen bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, obligatorisk tjenestepensjon, herunder overtidstillegg, skift- og turnus- og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtale. 

Det står i kontrakten at driftsoperatør skal av eget tiltak overlevere til UDI en redegjørelse med identifikasjon av den aktuelle landsdekkende tariffavtale (eventuelt forskrift om allmenngjort tariffavtale), ved kontraktsinngåelse. Redegjørelsen skal inneholde en henvisning til hvilke deler av den landsomfattende tariffavtalen som gjelder, samt gjeldende kriterier for lønnsfastsettelse, ansiennitetsberegning, stillingskategorier og lignende som vil bli lagt til grunn for de aktuelle ansatte hos driftsoperatør og eventuelle underleverandører.

Dersom driftsoperatør ikke senest ved kontraktsinngåelse har opplyst om aktuell landsdekkende tariffavtale, legges «Overenskomst 453 mellom Næringslivet Hovedorganisasjon og Landsorganisasjonen i Norge/Fagforbundet» med tilhørende protokoller, endringer eller denne tariffavtalens erstatter, til grunn.

3. Nødvendig kontroll 

Som nevnt i punkt 1, har Leveranseteam kontrakt og kontroll et ansvar for å gjennomføre nødvendig kontroll av at kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Det er opp til Leveranseteam kontrakt og kontroll å vurdere hva som anses som nødvendig. Dette innebærer at Leveranseteam kontrakt og kontroll skal vurdere hvilke kontrollmetoder som skal benyttes når, og hvor ofte kontroller skal skje. Det legges til grunn at vurderinger av kontrollbehovet gjennomføres løpende i hele kontraktens varighet. Se for øvrig punkt 3.2.

3.1. Kontroll før kontraktsinngåelse

Som en del av utfylling av det europeiske egenerklæringsskjema, skal tilbydere krysse av for at ansatte hos tilbyder og underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Det er altså et vilkår for å kunne delta i konkurransen at en slik egenerklæring foreligger. 

3.2. Risikovurdering og kontrolltiltak

Leveranseteam kontrakt og kontrolls kontroll av lønns- og arbeidsvilkår skal være basert på en risikovurdering.

Det legges til grunn at drift av asylmottak er en bransje hvor det generelt kan være en risiko for brudd på bestemmelsene.

Leveranseteam kontrakt og kontroll skal minimum én gang per år gjennomføre en risikovurdering. Det skal ved vurderingen legges vekt på følgende forhold:

• En generell vurdering av risikoen for brudd på bestemmelse i mottaksbransjen
• Eventuelle innspill fra andre leveranseteam eller enheter i Mottak og retur
• Funn fra kontraktsoppfølging
• Konkrete vurderinger av risiko knyttet til ulike (typer) driftsoperatører og ulike (typer) asylmottak. Eksempler på vurderingstema:
  • enkeltpersonsforetak
  • antall underleverandører
  • hyppige skifter av underleverandør.
  • nytt organisasjonsnummer eller nytt navn på driftsoperatør
  • hyppig skifte av kontaktperson
  • utenlandske driftsoperatører og/eller utenlandske arbeidstakere
  • kontraktens verdi og varighet
  • innleid arbeidskraft
  • lave krav til formell kompetanse
  • tidligere erfaring med driftsoperatør
  • leveransen er ikke i samsvar med kontrakten
  • turnus

Risikovurderingen skal alltid resultere i konklusjon på hvilket nivå av kontroll som er nødvendig.

Forslaget til konklusjon kan være at det i det aktuelle året ikke er nødvendig å foreta noen kontroll av lønns- og arbeidsvilkår. En slik konklusjon må være begrunnet og dokumentert (se for øvrig punkt 5).

Hvis risikovurderingen tilsier at det skal gjennomføres kontroller, skal vurdering videre angi:

• hvilke driftsoperatører som skal kontrolleres
• hva som skal kontrolleres og hvordan kontrollen skal gjennomføres
• når kontrollen skal gjennomføres, og om det eventuelt er mistanke om forhold som tilsier at kontrollen bør prioriteres

Leveranseteam kontrakt og kontroll fastsetter kontrollnivået, og teamleder orienterer prosesseier.

Hvis teamleder eller prosesseier beslutter at det av ressursmessige årsaker ikke skal gjennomføres kontroller til tross for at kontroller er foreslått, skal begrunnelsen fremgå av beslutningen.

3.3. Håndtering av tips, funn under kontraktsoppfølging mv.

UDI kan gjennom kontraktsoppfølging motta informasjon om mottaksansattes lønns- og arbeidsvilkår som tilsier nærmere undersøkelser. Slik informasjon skal formidles til Leveranseteam kontrakt og kontroll, som vurderer videre håndtering. 

3.4. Orienteringer 

Leveranseteam kontrakt og kontroll sender en kort orientering til relevante regionale enheter og/eller leveranseteam om at det skal gjennomføres kontroll av lønns- og arbeidsvilkår av asylmottak i deres portefølje. 

4. Sanksjoner

I avtalene om drift av asylmottak fastslås det at brudd på bestemmelsen om lønns- og arbeidsvilkår alltid er å anse som mislighold av avtalen. I tillegg til de ordinære misligholdsbestemmelsene, er det regulert egne forpliktelser ved brudd på kontraktsbetingelsene om lønns- og arbeidsvilkår. Funn gjort i kontrollen følges opp med pålegg og eventuelle sanksjoner regulert i den aktuelle kontrakten.

I tilfeller hvor Leveranseteam kontrakt og kontroll avdekker brudd på bestemmelsene om lønns- og arbeidsvilkår, skal sanksjoner iverksettes i tråd med avtalen. Driftsoperatør skal rette misligholdet, og dagbot skal iverksettes for hver dag det foreligger mislighold av kontraktsbetingelsene om lønns- og arbeidsvilkår. Leveranseteam kontrakt og kontroll iverksetter de nødvendige sanksjoner i dialog med berørt regional enhet. 

5. Varsling til andre myndigheter

Hvis Leveranseteam kontrakt og kontroll gjennom kontroll av lønns- og arbeidsvilkår eller gjennom kontraktsoppfølgingen fatter mistanke om at det foreligger kritikkverdige forhold som Arbeidstilsynet skal følge opp, skal Leveranseteam kontrakt og kontroll varsle Arbeidstilsynet om forholdet. Eksempler på forhold som kan være aktuelt å melde til Arbeidstilsynet er at det er fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet (brudd på HMS-krav, brudd på arbeidstidsbestemmelsene), eller mistanke om arbeidslivskriminalitet. Arbeidstilsynet følger ikke opp forhold som er av privatrettslig karakter. Leveranseteam kontrakt og kontroll skal, parallelt med et varsel til Arbeidstilsynet, iverksette egnede tiltak regulert i kontrakten.

Mistanke om brudd på skatteregelverket («svart arbeid») skal varsles til Skatteetaten.

Hvis Leveranseteam kontrakt og kontroll har grunn til å mistenke at det er overhengende fare for liv og helse for ansatte ved asylmottak, skal Leveranseteam kontrakt og kontroll uten opphold varsle politiet.

6. Dokumentasjon 

Leveranseteam kontrakt og kontroll oppretter en egen sak for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i Udisak for hvert år:

«Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår 20xx».

Dokumentasjon på risikovurdering (jamfør punkt 3.2) skal arkiveres i denne saken. Risikovurderingen er unntatt offentlighet etter § 24 i offl. (kontrolltiltak). 

De ulike kontrollene skal dokumenteres i en protokoll som arkiveres i denne saken. Protokollen er unntatt offentlighet § 14 (internt arbeidsdokument).

Hvert år skal det utarbeides en rapport som oppsummerer resultatene fra kontrollene. Rapporten oversendes i Udisak til prosesseier til orientering. Rapporten er offentlig.

7. Behandling av personopplysninger

7.1 Oversendelse

Når Leveranseteam kontrakt og kontroll gjennomfører kontroll av lønns- og arbeidsvilkår, sendes det ut e-post til de aktuelle driftsoperatørene med informasjon om hva slags dokumentasjon vi krever, og til hvilken frist. Denne e-posten inneholder informasjon om hjemmelsgrunnlag for innhenting av personopplysninger, og hvordan opplysningene behandles hos oss. Driftsoperatører opplyses videre om at personopplysningene behandles i tråd med UDIs personvernerklæring. E-postkontoen som benyttes er tilgangsstyrt, og kun personer med tjenstlig behov har tilgang til e-postkontoen. 

7.2 Personvernregelverket

Dokumentasjonen som innhentes vil inneholde personopplysninger, og behandling av personopplysningene er underlagt personvernforordningen. Hjemmelen for å behandle disse opplysningene følger av forordningens artikkel 6 nr 1 bokstav e. Noen av disse personopplysningene, vil være «særlige kategorier» (for eksempel opplysninger om sykefravær eller tvunget lønnstrekk), iht. forordningen artikkel 9. Det innebærer som hovedregel et forbud mot å innhente personopplysningene, og krever et særskilt grunnlag for å være lovlig. Det særskilte grunnlaget fremgår av personvernforordningen artikkel 9 bokstav b; for å oppfylle våre arbeidsrettslige forpliktelser.

For å ivareta prinsippet om dataminimering, vil samtlige innhentede dokumenter slettes fra e-postkontoen så snart kontroller er avsluttet. Personopplysningen arkiveres deretter på et tilgangsstyrt område i Udisak. 

7.3 Arkivregelverket

Dokumentasjonen som innhentes i forbindelse med kontroll av lønns- og arbeidsvilkår er journalpliktig jf. arkivforskriften § 9. Dokumentasjonen journalføres på tilgangsstyrt område i Udisak, og kun personer med tjenstlig behov vil ha tilgang til dokumentasjonen. Opplysningene vil oppbevares iht. UDIs personvernerklæring, herunder rutinene om kassasjon.