Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI rundskriv

RS 2011-039
Dokument-ID : RS 2011-039
Saksnummer : 10/4246-17
Sist endret : 01.07.2014
Dokumentdato : 12.08.2011
Mottakere :

Alle i politiet
Alle i UDI
Andre som utfører oppgaver på vegne av etatene

Bruk av tolk i utlendingssaker

1. Generelle bestemmelser

1.1 Formål

1.2 Virkeområde

1.3 Definisjoner

2. Oppnevning av tolk i utlendingssaker

2.1 Krav om bruk av tolk

2.2 Retningslinjer for god tolkeskikk

2.2.1 Nærmere om habilitet

2.3 Krav til vandel

2.4 Krav om statsautorisasjon og tolkeutdanning

2.5 Der man ikke har tilgang på tolk med dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner

2.6 Valg av tolkespråk

2.7 Valg av tolk i tråd med utlendingens individuelle behov

2.8 Kvalitetssikring av oppnevning av tolk.

3. Kommunikasjon via tolk i utlendingssaker

3.1 Opplæring av tolkebrukere

3.2 Premisslegging av tolkens funksjon overfor utlendingen

3.3 Grenser for tolkens ansvarsområde

3.4 Kvalitetssikring av tolking og tolkebruk

3.5 Pauser

4. Honorering av tolk i utlendingssaker

4.1 Dekning av utgifter til tolking

4.2 Honorering av tolker

1. Generelle bestemmelser

1.1 Formål

Rundskrivet gir retningslinjer som har til formål å sikre forsvarlig bruk av tolk ved muntlig kommunikasjon mellom utlendinger og utlendingsforvaltningen. Retningslinjene skal bidra til at utlendingsforvaltningen oppfyller forvaltnings­loven når det gjelder veiledningsplikten etter forvaltningsloven § 11 og utrednings- og informasjonsplikten etter forvaltningsloven § 17.

Videre skal rundskrivet sikre at utlendingsforvaltningen påser at både habilitetskrav og taushetsplikt for tolker, tilsvarende det som gjelder for offentlige tjenestemenn etter forvaltningsloven § 6 og § 13, følges.

Rundskrivet er holdt på et overordnet nivå. De ulike forvaltningsorganene kan ha behov for å utarbeide egne rutiner med utgangspunkt i de generelle føringene i dette rundskrivet.

Oversettelse av skriftlige dokumenter er ikke dekket av dette rundskrivet.

1.2 Virkeområde

Rundskrivet gjelder for politiet og Utlendingsdirektoratet (UDI) som forvaltningsorganer ved behandling av saker etter utlendingsloven og statsborgerloven, og for andre aktører som utfører oppgaver knyttet til slik saksbehandling på deres vegne.

Rundskrivet gjelder i saker der tolk benyttes i henhold til utlendingsloven § 81 Utlendingens rett til å uttale seg. Dette omfatter saker etter

  • § 28 Oppholdstillatelse for utlendinger som trenger beskyttelse (asyl),
  • § 73 Absolutt vern mot utsendelse
  • § 17 saker om bortvisning
  • § 66 - 70 saker om utvisning
  • saker om tilbakekall av gitt tillatelse (§ 37 og § 63)
  • saker om tilbakekall av oppholdsdokument etter § 120 annet ledd.

Rundskrivet gjelder videre i andre saker under utlendingsloven eller statsborgerloven der forvaltningsorganet benytter tolk ut fra veiledningsplikten etter forvaltningsloven § 11 eller utrednings- og informasjonsplikten etter forvaltningsloven § 17. De alminnelige reglene i forvaltningsloven gjelder når ikke annet er fastsatt.

Lovavdelingen i Justisdepartementet har avgitt en generell fortolkningsuttalelse 30.01.2003 (nr. 2002-6741) – Veilednings- og informasjonsplikt i kommunikasjon med personer som ikke har tilstrekkelige norskkunnskaper. Lovavdelingen mener at rett til tolk kan være aktuelt i noen type saker :

”I visse saker vil imidlertid fvl. § 17, i tillegg til det ulovfestede kravet til forsvarlig saksbehandling, kunne medføre at det foreligger en plikt for forvaltningen å sørge for tolk eller oversettelse, dersom man ikke på annen måte kan kommunisere forsvarlig med parten. Et relativt klart eksempel på dette vil være i saker der forvaltningen selv igangsetter en prosess som leder fram til et vedtak av inngripende karakter…..”.

Ved søknader om familieinnvandring eller arbeidsinnvandring må utlendingen i utgangspunktet selv ta ansvar for å kunne kommunisere med norske myndigheter.

1.3 Definisjoner

I dette rundskrivet har begrepene nedenfor følgende betydning :

a) Utlendingssaker: Saker etter utlendingsloven og statsborgerloven.

b) Forvaltningen/forvaltningsorganet: Forvaltningsorganer som behandler saker etter utlendingsloven og statsborgerloven, se punkt 1.2 første avsnitt. Utlendingsnemnda er ikke omfattet.

c) Tolk: En upartisk og kvalifisert person som benyttes som muntlig mellomledd i en samtale mellom personer som ikke taler samme språk.

d) Statsautorisert tolk med tolkeutdanning: En tolk som innehar gyldig norsk statsautorisasjon som tolk, og som har bestått grunnleggende tolkeutdanning på minst 30 studiepoeng fra norsk universitet eller høyskole.

e) Best kvalifiserte tilgjengelige tolk: Den tolken som er best kvalifisert for et gitt oppdrag, blant de tolker som er tilgjengelige innenfor det tidsrom oppdragsgiver har til rådighet for avviklig av oppdraget. Vurderingen baseres på de formelle tolkefaglige kvalifikasjonene som ligger til grunn for kvalifikasjonskategoriene i nasjonalt tolkeregister, supplert med andre kvaliteter ved tolken som er aktuelle for det spesifikke oppdraget.

f) Retningslinjer for god tolkeskikk (Yrkesetiske regler for tolker): Retningslinjer utarbeidet av Kommunal- og arbeidsdepartementet (KAD) etter FOR-1997-06-06 nr 571: Forskrift om bevilling som statsautorisert tolk og tolkeprøven, § 5 første ledd. Alle statsautoriserte tolker har ved autorisasjonsbevilling forpliktet seg til å følge Retningslinjer for god tolkeskikk ved autorisasjonsbevilling.

g) Nasjonalt tolkeregister (NTREG): Et register over tolker og deres kvalifikasjoner i tolking mellom norsk og andre språk, underlagt Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) som nasjonal fagmyndighet for tolking i offentlig sektor. Registeret er åpent tilgjengelig for allmennheten fra nettstedet www.tolkeportalen.no. Alle registrerte tolker har via samtykke forpliktet seg til å utføre sine oppdrag i tråd med Retningslinjer for god tolkeskikk.

2. Oppnevning av tolk i utlendingssaker

2.1 Krav om bruk av tolk

Forvaltningsorganet skal benytte tolk ved forhåndsavtalt muntlig kommunikasjon mellom utlendinger og forvaltningen der utlendingen og tjenestemannen ikke kan kommunisere forsvarlig på et felles språk. Det er det enkelte forvaltningsorgan som beslutter om det foreligger et krav om bruk av tolk på det offentliges bekostning. Det vises i denne forbindelse til pkt. 1.2 ovenfor.

2.2 Retningslinjer for god tolkeskikk

Forvaltningsorganet skal påse at personer som tar oppdrag som tolk i utlendingssaker, har forpliktet seg til å gjøre seg kjent med og etterleve gjeldende Retningslinjer for god tolkeskikk, som definert i punkt 1.3 f.

Vesentlige eller gjentatte brudd på disse retningslinjene skal forvaltningsorganet melde skriftlig til Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) som nasjonal fagmyndighet for tolking i offentlig sektor. Dette gjelder for personer som er registrert i Nasjonalt tolkeregister. Andre kritikkverdige forhold skal behandles etter forvaltningsorganets rutiner for kvalitetssikring av tolketjenester, jamfør punkt 3.4.

2.2.1 Nærmere om habilitet

Etter Retningslinjer for god tolkeskikk har tolken plikt til selv å vurdere sin habilitet i hver enkelt sak.

Forvaltningsloven § 6 første og annet ledd lyder som følger:

«En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

a) når han selv er part i saken;

b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;

c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;

d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;

e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken.

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.»

Dersom tolken har en relasjon til noen av partene som gjør tolken inhabil tilsvarende det som gjelder for tjenestemenn etter forvaltningsloven § 6 første ledd, har tolken plikt til å umiddelbart melde seg inhabil til oppdragsgiveren.

Dersom tolken har en relasjon til noen av partene som gjør at tolken kan anses for å være inhabil tilsvarende det som gjelder for tjenestemenn etter forvaltningsloven § 6 andre ledd, skal tolken umiddelbart varsle tjenestemannen om dette. I så fall skal tolken fratre saken inntil oppdragsgiveren, etter samråd med tolken, har vurdert om tolken skal erklæres inhabil.

Personer som tar oppdrag som tolk i utlendingssaker, kan ikke i samme tidsrom ha andre roller knyttet til behandlingen av slike saker, som saksbehandler, representant, verge, advokat eller rådgiver i organisasjoner som gir råd til utlendinger.

Personer som tar oppdrag som tolk i utlendingssaker, kan heller ikke ha verv som tillitsvalgt eller talsperson i organisasjoner som uttaler seg om menneskerettighetsspørsmål eller politiske spørsmål på en måte som kommer i veien for at tolken oppfattes som upartisk.

2.3 Krav til vandel

Personer som har begått straffbare forhold bør som hovedregel ikke gis oppdrag som tolk i utlendingssaker. Unntak kan gjøres når en tolk med en slik bakgrunn er eneste tilgjengelige aktuelle tolk. Utlendingsdirektoratet har ikke egen hjemmel til å innhente politiattest for tolker som benyttes i direktoratets egen saksbehandling. Hjemmel for politiets adgang til å kontrollere tolkenes vandel fremgår av kap. 7 i lov om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten (politiregisterloven). Det kan kreves uttømmende politiattest. Hvis en tolk har fått anmerkning på sitt rulleblad, vil det bli foretatt en vurdering av om det straffbare forholdet vil få betydning for vedkommendes egnethet som tolk.

2.4 Krav om statsautorisasjon og tolkeutdanning

I utlendingssaker der det benyttes tolk, vil utlendingens muntlige fremstilling ofte være avgjørende for utfallet, og troverdighetsvurderinger vil ofte spille en vesentlig rolle i behandlingen av disse sakene. Samtidig vil utfallet av disse sakene ofte få vidtrekkende følger for utlendingen. Disse forholdene tilsier at det ut fra forvaltningens utredningsplikt, jf. forvaltningsloven § 17, skal stilles særlig høye krav til bruk av tolk i utlendingssaker.

Forvaltningsorganet skal derfor ved bruk av tolk i utlendingssaker benytte statsautorisert tolk med tolkeutdanning, som definert i punkt 1.3 d, der en slik tolk er tilgjengelig. Der en slik tolk ikke er til­gjengelig skal man benytte best kvalifiserte tilgjengelige tolk til oppdraget, som definert i punkt 1.3 e.

2.5 Der man ikke har tilgang på tolk med dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner

I enkelte tilfeller vil man ikke ha tilgang på egnet tolk med dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner. Ved slike tilfelle bør behov for kvalifiseringstiltak meldes til IMDi.

I tilfeller der forvaltningsorganet må benytte en person uten dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner til å tolke, skal denne personen være myndig, habil, personlig egnet og for øvrig opptre i samsvar med det som er fastsatt under punkt 2.2. I slike tilfeller skal man vurdere kvaliteten på tolkingen særlig nøye, jf. punkt 3.4. Det skal i slike tilfeller gjøres lydopptak.

Der man ikke har tilgang på en egnet tolk med dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner mellom tolkespråket og norsk, kan forvaltningsorganet benytte tolking via to språk (relétolking) med videolink. I slike tilfeller vil dette arrangeres med bistand fra et av våre europeiske samarbeidsland på tolkefeltet. Så vidt mulig skal utenlandske tolker som er involvert i slik tolking være kvalifisert etter samarbeidslandets system.

2.6 Valg av tolkespråk

Der utlendingen kan kommunisere forsvarlig på flere språk, skal forvaltningsorganet vurdere hvilket av disse språkene som kommunikasjonen skal foregå på. Det skjer ut fra en helhetsvurdering der hensynet til for­svarlig kommunikasjon skal være overordnet. Forvaltningen skal i slike tilfeller legge vekt på hvilken tilgang man har på tolker med dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner på de aktuelle språkene.

2.7 Valg av tolk i tråd med utlendingens individuelle behov

Ved valg av tolk skal forvaltningsorganet velge blant de best kvalifiserte tilgjengelige tolkene på det aktuelle språket, jamfør punkt 2.3. Dernest skal man ta hensyn til en rekke faktorer for å finne frem til en tolk som i størst mulig grad er tilpasset utlendingens individuelle behov.

Aktuelle faktorer kan være

  • dialektal- og sosiolektal variasjon
  • flerspråklighet
  • kjennskap til bestemte fagterminologier
  • kjennskap til terminologi fra et tredjespråk
  • særskilt kompetanse knyttet til tolking for barn eller for sårbare personer med spesielle behov, kjønn, etnisitet
  • grad av tolkefaglig profesjonalitet etter retningslinjene i punkt 2.2
  • sikkerhetsmomenter.

2.8 Kvalitetssikring av oppnevning av tolk.

Forvaltningsorganet skal ha skriftlige rutiner for å sikre at oppnevning av tolk i utlendingssaker skjer i henhold til det som er fastsatt i punktene 2.1 til 2.7.

3. Kommunikasjon via tolk i utlendingssaker

3.1 Opplæring av tolkebrukere

Tjenestemenn som benytter tolk, skal gis de nødvendige praktiske ferdigheter som tolkebrukere, være kjent med Retningslinjer for god tolkeskikk, kjenne grensene for tolkens ansvarsområde og være seg bevisst sitt ansvar i en tolket samtale. Forvaltningsorganet skal ha fastsatt skriftlige rutiner for å sikre dette.

3.2 Premisslegging av tolkens funksjon overfor utlendingen

Ved bruk av tolk i utlendingssaker skal tjenestemannen forklare utlendingen om tolkens funksjon, herunder at tolken tolker alt som blir sagt og er upartisk. Utlendingen skal informeres om muligheten til å melde fra hvis han/hun opplever at kommunikasjonen ikke foregår optimalt og at det ikke vil få negative konsekvenser å melde fra om dette. Utlendingen skal videre informeres om at tolken har livslang og absolutt taushetsplikt etter norsk lov, og at brudd på taushetsplikten vil medføre straffeansvar.

3.3 Grenser for tolkens ansvarsområde

Tolken skal ikke tillegges andre oppgaver enn å tolke. Tolken kan ikke delegeres oppgaver som tilhører tjenestemannen, som innhenting av informasjon fra utlendingen. Skriftlig oversettelse er ikke del av tolkens ansvarsområde, og kan derfor ikke pålegges tolken.

I den grad tolken vurderes å ha tilstrekkelige kvalifikasjoner til dette, kan tolken gis i oppdrag å tolke fra skriftlig tekst (prima vista), å muntlig oversette datoer fra en kalender til en annen, og å skrive ned og transkribere navn fra et språk som benytter et annet alfabet enn det latinske til norsk (etter RS 2010-163 Søknad om første gangs tillatelse – registrering av navn).

3.4 Kvalitetssikring av tolking og tolkebruk

Forvaltningsorganet skal ha skriftlige rutiner for kvalitetssikring av tolking og tolkebruk i tilknytning til utlendingssaker. Ved registrering, ankomstsamtalen og intervjuet i asylsaker bør rutinene inkludere fullt lyd­opptak. Videre skal man ha rutiner for evaluering av tolking, og veiledning av tolker og tolkebrukere.

I tilfeller der forvaltningsorganet må benytte en person uten dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner til å tolke, jf. punkt 2.4, skal man vurdere kvaliteten på tolkingen særlig nøye og det skal gjøres lydopptak.

3.5 Pauser

Tolkens arbeidsøkt skal normalt ikke overstige 50 minutter, slik at tolken får minst ti minutter pause per time. Dersom spesielle forhold gjør at tolken trenger lengre pause enn ti minutter for å bli klar til en ny arbeidsøkt, har tolken plikt til å be tjenestemannen om dette, og redegjøre for grunnen.

Tolken har krav på minst en halv time betalt lunsjpause dersom oppdragets lengde overstiger fem og en halv time, etter arbeidsmiljøloven § 10-9 første ledd. Tolken har ikke anledning til å forberede eller gjennomføre andre oppdrag i pausen. Tolken skal benytte pausen på en måte som gjør henne/ham klar til å utføre resten av oppdraget på best mulig måte.

4. Honorering av tolk i utlendingssaker

4.1 Dekning av utgifter til tolking

Utgifter til tolking i utlendingssaker, skal dekkes av det forvaltningsorganet som har ansvaret for den aktuelle kommunikasjonen med utlendingen og som har bestemt at bruk av tolk er nødvendig.

Andre aktører som benytter tolk i tilknytning til utlendingssaker, som advokater, nasjonale og internasjonale organisasjoner, skal selv dekke sine utgifter til tolking.

4.2 Honorering av tolker

Tolkens honorar skal knyttes til tolkens tolkefaglige kvalifikasjoner, slik de er kategorisert i Nasjonalt tolkeregister. Honorering av kategorien statsautorisert tolk bør baseres på det som gjelder for straffesaker etter salærforskriften § 1-4 første ledd.

 

Hanne Jendal
avdelingsdirektør

Kontakt : Asylavdelingen

 

Siste endringer
  • Endret: RS 2011-039 Bruk av tolk i utlendingssaker (01.07.2014)

    Rundskrivets punkt 2.3 om krav til tolkenes vandel er oppdatert som følge av ikrafttredelsen av den nye politiregisterloven.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen