UDI 2013-018V1 Fremgangsmåten når arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren fremmer søknad

Når arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren fremmer søknaden, skal følgende fremgangsmåte følges:

• Arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren kan registrere søknad om oppholdstillatelse på vegne av arbeidstakere og familiemedlemmer som nevnt i punkt 3.2.
• Politidistriktene kan behandle mottatte søknader som er fremmet via UDIs søknadsportal uten at det gjennomføres personlig fremmøte for ID-kontroll m.v. Dette innebærer at politiet kan hente søknader fra søknadsportalen og opprette saken uten ID-kontroll. Politiet kan kreve at arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren kontakter politiet for å informere om at søknad er registrert i UDIs søknadsløsning.
• Nødvendige vedlegg/dokumentasjon innhentes etter at saken er opprettet i DUF ved at politiet tar kontakt med arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren pr. epost og ber om at dokumentene lastes opp i  UDIs opplastningsløsning for å ettersende nødvendige dokumenter (eksternt nettsted).
• I e-posten skal politiet sette en frist på 14 dager for opplastning. Politiet må informere om at søknaden vil bli avgjort på bakgrunn av den dokumentasjonen som sendes inn, og at søknaden kan bli henlagt dersom politiet ikke mottar dokumenter i saken.
• Sjekklisten skal være utfylt og skal legges ved søknaden.
• Det må fremgå av eposten at dersom arbeidsgiveren, oppdragsgiveren eller utlendingen selv ikke klarer å undertegne de dokumentene som skal undertegnes, skal han eller hun i stedet skanne inn et håndskrevet dokument som bekrefter undertegnelsen av de aktuelle dokumentene. Teksten skal være: "Jeg bekrefter å undertegne følgende dokumenter:" og deretter liste opp aktuelle dokumenter. Dersom dette ikke er gjort, skal politiet etterspørre et slikt dokument. Dersom det ikke kommer inn etter etterspørsel, kan politiet behandle saken dersom politiet ikke er i tvil om fakta i saken.
• Politiet må følge med på om vedleggene registreres på saken. Når søknadsdokumentene er mottatt og registrert på saken, skal datoen for mottatt søknad endres til tidspunktet når det er innlevert dokumenter.
• Søknaden anses levert på det tidspunktet det er lastet opp dokumentene i UDIs opplastningsløsning.
• Dersom UDI ikke har registrert dokumenter på saken i DUF innen 21 dager, må politiet etterspørre dokumentene via epost, og sette en ny frist på syv dager for opplastning. Søkeren skal minnes på at søknaden vil bli avgjort på bakgrunn av den dokumentasjonen som sendes inn, og at søknaden kan bli henlagt dersom politiet ikke mottar dokumenter i saken.
• Dersom det ikke lastes opp noen dokumenter, kan politiet henlegge søknaden. Selv om arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren kun laster opp noen dokumenter , skal søknaden anses levert.
• Politiet skal dokumentføre all korrespondanse med søkeren på vanlig måte og påse at alle dokumenter i saken er lesbare.
• Politiet skal merke saken med karakteristikkoden «SUPF».