Rutine for deling av opplysninger mellom asylmottak, UDI Mottak og retur og UDI Beskyttelse

1. Innledning

Deling av opplysninger i tråd med rutinen skal bidra til

• tilrettelegging av asylsaksprosedyren

• at utlendingssaken blir tilstrekkelig og riktig opplyst

• vurdering av prioritert saksbehandling i UDI

• at beboere i asylmottak får riktig tilrettelegging og oppfølging 

2. Hvilke opplysninger er det aktuelt å dele?

2.1 Asylmottak deler opplysninger med UDI

Noen ganger kan mottaksansatte få opplysninger om eller bli kjent med, forhold rundt beboere som det er avgjørende at UDI Mottak og retur og/eller UDI Beskyttelse blir kjent med. 

Mottaksansatte kan alltid gi opplysninger om beboere til UDI på eget initiativ uten å bryte taushetsplikten. Dette gjelder opplysninger om beboere i alle typer mottak, også enslige mindreårige asylsøkere, jf. utl. § 84 b. UDI kan også be om opplysninger – da har mottaksansatte plikt til å dele dem. Denne plikten gjelder ikke opplysninger om enslige mindreårige asylsøkere, jf. utl. § 84 b annet ledd. Mottaksansatte kan uansett alltid dele opplysningene på eget initiativ.

Når asylmottaket deler opplysningene med UDI Mottak og retur, skal mottaksoppfølger i Mottak og retur vurdere hvilke opplysninger som skal deles videre til Beskyttelse. Kategoriene i eksemplene nedenfor kan være overlappende og må sees i sammenheng. 

2.1.1 Opplysninger om sårbare beboere

Formålet med å dele opplysninger med UDI er å legge til rette for oppfølging av beboeren, gjennomføring av asylintervju, utredning av asylsaken og mulig prioritert asylsaksbehandling.

Opplysninger det er aktuelt å dele med UDI kan være at det er mistanke om at beboeren er eller har vært utsatt for

• menneskehandel

• kjønnslemlestelse

• tvangsekteskap

• barneekteskap

• vold i nære relasjoner (fysisk, psykisk og seksuell)

• overgrep og misbruk av barn

Listen er ikke uttømmende.

2.1.2 Opplysninger om beboere med bekymringsfull adferd 

Formålet med å dele opplysninger med UDI er å legge til rette for gjennomføring av asylintervju, ivareta sikkerheten til asylintervjuer og andre, bidra til å opplyse utlendingssak, og sikre mulig prioritert behandling av utlendingssak, retur og uttransport.

Opplysninger det er aktuelt å dele med UDI kan være at beboeren

• er mistenkt, pågrepet, anmeldt, siktet, tiltalt, straffet eller dømt for straffbare handlinger

• har begått kriminelle handlinger i Norge

• kan utgjøre en trussel mot eget eller andres liv, helse, sikkerhet eller eiendom

• skaper uro på, eller utenfor, mottaket

• mistenkes for å ha begått kriminelle handlinger i utlandet, eller opplyser om dette selv

• som er mindreårig forlater asylmottaket uten å oppgi ny adresse

Listen er ikke uttømmende. 

2.1.3 Opplysninger om beboere med oppfølgingsbehov 

Formålet med å dele opplysninger med UDI er å bidra til å opplyse utlendingssak, legge til rette for gjennomføring av asylintervju, prioritert saksbehandling og ivareta sikkerheten til asylintervjuer og andre.

Opplysninger det er aktuelt å dele med UDI kan være at

• beboeren har behov for tilrettelegging under asylintervjuet, for eksempel på grunn av særlig sårbarhet, fysisk eller psykisk helse eller nedsatt funksjonsevne

• beboeren har det særlig vanskelig i mottak på grunn av sin sårbarhet

• beboeren kan utgjøre en sikkerhetsrisiko for saksbehandler eller andre i forbindelse med asylintervju

• forhold ved beboerens psykiske eller fysiske helse eller sårbarhet kan ha betydning for utlendingssaken, inkludert at beboeren har vært utsatt for tortur

• beboeren mistenkes rekruttert til kriminalitet

• det er sendt bekymringsmelding til barnevernet

Listen er ikke uttømmende. 

2.2 UDI Beskyttelse deler opplysninger med asylmottaket og UDI Mottak og retur

Noen ganger kan UDI Beskyttelse få opplysninger om beboeren som det er viktig at asylmottaket og mottaksoppfølger i UDI Mottak og retur får kjennskap til. 

UDI Beskyttelse kan dele opplysninger med asylmottaket og UDI Mottak og retur i saker der

• det er indikasjoner på at beboeren er et mulig offer for menneskehandel og står i fare for utnytting i Norge, inkludert til kriminalitet

• det er indikasjoner på at beboeren risikerer barneekteskap, tvangsekteskap, vold i nære relasjoner eller kjønnslemlestelse i Norge

• det er opplysninger om at beboeren tidligere har vært involvert i alvorlig kriminalitet, og det vurderes sannsynlig at beboeren vil kunne utgjøre en sikkerhetsrisiko for andre

• det er mistanke om psykisk lidelse som kan utgjøre fare for beboerens eller andres liv eller helse

Deling av slike opplysninger med mottaket er viktig for å

• forebygge eventuelle fremtidige lovbrudd

• ivareta beboerens eller andres sikkerhet

• tilrettelegge i mottak

• tilrettelegge for beboeres tilgang til helsetjenester

UDI kan utlevere opplysninger til mottak uten hensyn til taushetsplikten, dersom det er nødvendig for å sikre et trygt bomiljø, tilrettelegge innkvartering i mottak og i forbindelse med retur, jf. forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 2 (ekstern lenke til lovdata.no).

Dette betyr at saksbehandler i UDI Beskyttelse kan dele opplysninger med asylmottaket for eksempel hvis intervjuet avdekker behov for helseoppfølging eller tilrettelegging i asylmottak.

3. Rutiner for deling av opplysninger

3.1 Hvordan skal asylmottaket dele opplysninger med UDI Mottak og retur?

Asylmottaket skal dele opplysninger, som nevnt i punkt 2.1, ved å varsle til det aktuelle regionkontoret gjennom Motportalen. Ved hastesaker skal asylmottaket kontakte regionkontoret per telefon, og legge inn opplysningene i Mot-portalen i ettertid.

3.2 Hvordan skal UDI Mottak og retur dele opplysninger med UDI Beskyttelse?

Når mottaksoppfølger i Mottak og retur får opplysninger som skal deles med Beskyttelse, skal mottaksoppfølger sende en korrespondanse i postklienten i DUF (Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker).

Se egen brukerveiledning for hvordan mottaksoppfølger skal registrere informasjonen i DUF.

I hastesaker kan mottaksoppfølger kontakte vakttelefonen for Hurtigspor i UDI Beskyttelse på telefon 407 05 811. Telefonen er bemannet fra kl. 09.00-21.00

3.3 Hvordan skal UDI Beskyttelse følge opp?

Når Beskyttelse mottar informasjon i DUF fra Mottak og retur vurderer Beskyttelse om saken skal prioriteres for raskt asylvedtak. Beskyttelse gir beskjed til mottaksoppfølger ved regionkontoret dersom saken prioriteres.

3.4 Hvordan skal UDI Beskyttelse dele opplysninger med asylmottaket?

Når UDI Beskyttelse får informasjon om en beboer som umiddelbart bør deles med asylmottaket, skal saksbehandler i UDI Beskyttelse ringe fortrinnsvis mottaksleder. Telefonsamtalen skal registreres som telefonnotat i DUF. Slik informasjon kan for eksempel være at søkeren er svært oppskaket etter asylintervjuet, at søkeren har opplyst om selvmordstanker eller andre akutte forhold, eller har behov for helseoppfølging. 

Opplysningene skal også deles med Mottak og retur, se punkt 3.5.

3.5 Hvordan skal UDI Beskyttelse dele opplysninger med UDI Mottak og retur?

Saksbehandleren i Beskyttelse skal registrere informasjonen som er delt med asylmottaket ved å sende en korrespondanse i postklienten til det aktuelle regionkontors oppgaveboks i DUF. Slik korrespondanse skal også sendes i tilfeller der Beskyttelse skal dele informasjon med mottaksoppfølger uten at informasjonen først er delt med asylmottaket. 

I saker hvor det er nødvendig med rask oppfølging fra mottaksoppfølger, eller saksbehandler har behov for en bekreftelse på at informasjonen er mottatt, skal saksbehandler i Beskyttelse i tillegg sende e-post til regionkontoret med informasjon om at opplysninger i aktuell sak er sendt i DUF. Kontakt oss: Regionkontorene (ekstern lenke til udi.no).

Hvis saksbehandler i Beskyttelse vurderer at søker kan ha behov for et tilrettelagt botilbud må dette tydeliggjøres i korrespondansen med mottaksoppfølger i Mottak og retur.

3.6 Hvordan skal UDI Mottak og retur følge opp?

Hvis regionkontoret mottar informasjon fra UDI Beskyttelse som skal deles med asylmottaket skal mottaksoppfølger sende melding i Mot-portalen.