UDI 2012-029V1 Rutiner for internkontroll av gjennomføring av ordinær kontroll

1. Innledning

Ordinære kontroller av asylmottak gjennomføres av nasjonalt kontrollteam etter UDI 2012-029 Kontroll av asylmottak.

For å sikre at disse kontrollene gjennomføres i henhold til fastsatte retningslinjer og rutiner, samt at eventuelle avvik fra fastsatt praksis blir avdekket og håndtert, skal følgende fem elementer danne grunnlaget for internkontroll av gjennomføringen:

• Kompetanse

• Metode

• Kvalitetskontroll

• Innhenting av tilbakemeldinger fra interne og eksterne

• Rapportering og organisatorisk læring

Det er teamleder av Leveranseteam kontrakt og kontroll og nasjonalt kontrollteam som er ansvarlig for å følge opp denne rutinen i samarbeid med aktuelle teamveiledere.

2. Kompetanse

Samtlige som skal gjennomføre ordinære kontroller, skal ha:

• Vært medansvarlig på to kontroller med en som er erfaren som hovedansvarlig av kontroll av asylmottak (det vil si en person som minimum har gjennomført tre kontroller).

• Gjennomført én kontroll med en som er erfaren som medansvarlig (se definisjon av erfaren i første punkt).

3. Metode 

Nasjonalt kontrollteam utarbeider og oppdaterer kontinuerlig rutine for gjennomføring av ordinære kontroller. Videre sikres det at dette blir jevnlig tatt opp som tema i møtene i nasjonalt kontrollteam, både spesifikke oppdateringer og rutinen generelt.

Nasjonalt kontrollteam og Leveranseteam kontrakt og kontroll har et kontinuerlig arbeid knyttet til ulike praksisavklaringer. De ulike avklaringene gjøres i Leveranseteam kontrakt og kontroll, og videreformidles til nasjonalt kontrollteam og videre til regionene/enhetene ved behov. 

4. Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll av ordinær kontroll av asylmottak er et tiltak for å sikre den faglige kvaliteten på kontrollene. Kvalitetskontrollen vil også være et langsiktig tiltak for å minske risikoen for ulik praksis mellom representantene i nasjonalt kontrollteam.

I januar/februar hvert år velges det ut én ordinær kontroll fra fjoråret som gjennomgås av Leveranseteam kontrakt og kontroll. Kontrollen velges ut ved loddtrekning.

Gjennomgangen tar utgangspunkt i gjeldende retningslinjer og rutinebeskrivelser.

Resultatet fra gjennomgangen fremlegges for nasjonalt kontrollteam, som deretter iverksetter nødvendige tiltak.

Kvalitetskontrollen, inkludert eventuelle tiltak, skal dokumenteres i et eget dokument som arkivere i Udisak i saken om kontroll for det respektive året (se for øvrig UDI 2012-029 Kontroll av asylmottak punkt 8). 

5. Innhenting av tilbakemelding fra interne og eksterne

5.1. Internt

I november/desember etterspørres det tilbakemeldinger internt fra de regionale enhetene på gjennomføringen av årets ordinære kontroller.

5.2. Eksternt

Det innhentes tilbakemeldinger fra driftsoperatør og asylmottak i forbindelse med gjennomføringen av kontrollene som en del av læring og forbedring.

Spørsmålene legges inn i protokollen.

Spørsmålene kan variere fra år til år avhengig av om det er spesifikke forbedringspunkter det ønskes tilbakemelding på, men kan for eksempel være:

• Har dere andre innspill til UDI når det gjelder oppfølging og ordinær kontroll av asylmottak?

• Har dere innspill til hvordan UDI kan innhente innsikt fra beboerne?

6. Oppsummering og organisatorisk læring

Leveranseteam kontrakt og kontroll skal i samarbeid med nasjonalt kontrollteam utarbeide en oppsummering av fjorårets ordinære kontroller. Oppsummeringen skal ferdigstilles i løpet av februar hvert år (se UDI 2012-029 Kontroll av asylmottak punkt 8).  

Oppsummeringen skal inneholde et eget punkt om gjennomføring av internkontroll etter denne rutinen, som et minimum skal inneholde:

• Oppsummering av kvalitetskontroll og eventuelle tiltak for å følge opp avvik.

• Oppsummering av tilbakemeldinger fra interne og eksterne og eventuelle tiltak for å følge opp.