UDI 2025-002 Saksforberedelse av oppholdssaker

1. Innledning

Retningslinjen gjelder for søknader om førstegangs oppholdstillatelse, fornyelse av oppholdstillatelse og permanent oppholdstillatelse. Retningslinjen gjelder også for registrering av EØS-borgere, søknad om oppholdskort for familiemedlem av EØS-borger og utsendte arbeidstakere, samt varig oppholdsbevis og varig oppholdskort etter EØS-regelverket. Retningslinjen gjelder ikke for søknader om beskyttelse eller norsk statsborgerskap.

2. Søknadsprosedyrer

Søknader om oppholdstillatelse i Norge skal fylles ut elektronisk i Utlendingsdirektoratet (UDI) sin søknadsløsning, og leveres til førstelinjen.

For enkelte grupper har vi ikke digitalt søknadsskjema, og disse skal fremdeles levere søknad på papirskjema. Dette gjelder:

• søknad om oppholdstillatelse på grunn av sterke menneskelige hensyn jf. utlendingsloven (utl.) § 38. Bruk søknadsskjema for Fornyelse av oppholdstillatelse som flyktning eller på grunn av sterke menneskelige hensyn (ekstern lenke til udi .no)

• søknad om selvstendig oppholdstillatelse for de som har blitt mishandlet av familiemedlemmet sitt jf. utl. § 53. Bruk søknadsskjema for Søknad om tillatelse til arbeid og opphold (ekstern lenke til udi.no)

• familiemedlemmer av hjelpepersonale jf. utlendingsforskriften (utf.) § 1-5 fjerde ledd

• søkere i land der Norge representeres av et annet lands utlendingsmyndighet for mottak av søknader om oppholdstillatelse.

• søknader som fremmes via Sysselmesteren på Svalbard

Førstelinjen skal kontrollere at søknaden er levert på riktig måte. Hvis søknaden ikke er korrekt fremsatt, må det kommenteres i oversendelsesmerknaden til UDI. Hvis saken forberedes med kontrolliste, skrives merknaden inn i aktuelt punkt.

For utfyllende informasjon om riktig fremgangsmåte ved søknad om oppholdstillatelse, se UDI 2013-018 Fremgangsmåten ved søknad om oppholdstillatelse.

For utfyllende informasjon om riktig fremgangsmåte ved registrering og søknad etter EØS-regelverket, se UDI 2011-035 Rutiner for EØS-regelverket.

2.1 Søknader om førstegangs oppholdstillatelse

2.1.1 Hovedregel: Utlendingen fremmer førstegangs oppholdstillatelse fra hjemlandet

Førstegangs oppholdstillatelse må som hovedregel være gitt før innreise til Norge, jf. utl. § 56 første ledd og utf. § 10-2.

Utenriksdepartementet har tjenesteutsatt søknadsinnlevering til en ekstern tjenesteyter, og søkeren skal møte hos ekstern tjenesteyters søknadssenter og levere søknadsdokumentene der. Søknaden kan leveres til ethvert søknadssenter som har avtale med den knutepunktstasjonen som er ansvarlig for søkerens hjemland, eller der søkeren har hatt lovlig oppholdtilatelse de siste seks månedene.

Dersom søknaden leveres til en ekstern tjenesteyter som ikke har avtale med knutepunktstasjonen som er ansvarlig for søkerens hjemland, må søkeren dokumentere at vedkommende har hatt gyldig tillatelse i dette landet de siste seks månedene.

Ekstern tjenesteyter sender deretter søknaden videre til den ansvarlige knutepunktasjonen for saksforberedelse.

Der det ikke er tilbud om tjenesteutsetting tilknyttet et knutepunkt, må søknaden leveres til en utenriksstasjon.

Videre har familiemedlemmer av EØS-borgere, som omfattes av utl. kap 13, rett til å fremme visumsøknad og oppholdskort direkte på knutepunktstasjonen. 

2.1.2 Unntak: Adgang til å søke om oppholdstillatelse fra Norge

For at en person kan fremme søknad om oppholdstillatelse fra Norge må søkeren ha lovlig opphold, jf. utf. § 10-1.

For mer informasjon om vilkårene for å søke om oppholdstillatelse fra Norge se UDI 2013-007 Søke om oppholdstillatelse fra Norge punkt 4.

Ved tvil om søkeren kan fremme søknaden fra Norge, skal politiet merke saken med "utf. § 10-1" i oversendelsesmerknaden før de sender saken til UDI. Hvis saken forberedes med kontrolliste, skrives merknaden inn i det aktuelle punktet. For nærmere informasjon om saksbehandlingsrutiner for søkere som ikke har adgang til å fremme søknad fra Norge, se UDI 2013-007 Søke om oppholdstillatelse fra Norge punkt 3.

2.1.3  Unntak: Arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren kan søke med fullmakt fra Norge

Politidistriktene kan behandle mottatte søknader som er fremmet via UDIs søknadsløsning uten at det gjennomføres personlig fremmøte for ID-kontroll, der arbeidsgivere, oppdragsgivere og deres fullmektig søker på vegne av:

• faglærte etter utf. § 6-1

• tjenesteytere etter utf. § 6-13

• de nærmeste familiemedlemmene (ektefelle, samboer, barn) av faglærte og tjenesteytere etter utf. § 9-6

• sesongarbeidere etter utf. § 6-3

• ufaglærte russiske arbeidstakere etter utf. § 6-4

• russiske grensependlere etter utf. § 6-5

• sjøfolk på utenlandsk registrert skip etter utf. § 6-6

Arbeidsgiveren, oppdragsgiveren eller fullmektigen laster opp dokumenter i UDIs opplastningstjeneste, og politiet oppretter saken uten ID-kontroll. Ordningen kan benyttes både i søknader om førstegangstillatelse og søknader om fornyet oppholdstillatelse, jf. utf. § 10-27. For mer informasjon, se UDI 2021-005 Midlertidig retningslinje - Søknad uten personlig fremmøte for enkelte grupper.

2.2 Søknad om fornyelse av oppholdstillatelse eller permanent oppholdstillatelse

Søknad om fornyet oppholdstillatelse etter utl. § 61 skal som hovedregel registreres elektronisk i UDIs søknadsløsning og leveres inn ved personlig oppmøte hos politiet i det distriktet der søkeren bor, jf. utf. § 10-27.

Som hovedregel gjelder det samme ved søknad om permanent oppholdstillatelse jf. utl. § 62. Søknader om permanent oppholdtillatelse kan bare fremmes fra utlandet dersom:

• søker er ektefelle eller samboer til norsk borger som er ansatt ved norsk utenriksstasjon, jf. utf. § 11-1 fjerde ledd, eller

• søker er hustandsmedlem til utsendt personell ved norsk utenriksstasjon og som fyller vilkårene for norsk statsborgerskap, jf. § 11-1 femte ledd.

Dersom søknaden om fornyelse eller permanent oppholdstillatelse fremmes senest én måned før inneværende oppholdstillatelse utløper, har søkeren som hovedregel rett til fortsatt oppholdstillatelse på samme vilkår inntil søknaden er endelig avgjort. Dette følger av utl. § 61 sjette og syvende ledd, og utf. § 11-7 om søkers rettigheter mens søknad om permanent oppholdstillatelse er til behandling.

For mer informasjon om søknader om fornyelse som fremmes etter utløpet av tidligere tillatelse, se UDI 2013-007 Søke om oppholdstillatelse fra Norge punkt 8.

For mer informasjon om søknader om permanent oppholdstillatelse som fremmes etter utløpet av midlertidig oppholdstillatelse, se UDI 2017-006 punkt 2.1.1. og punkt 3.4.1.

Det stilles ikke krav om personlig fremmøte ved søknadsinnleveringen for personer som søker om fornyet oppholdstillatelse med eID, jf. UDI 2013-018 Fremgangsmåten ved søknad om oppholdstillatelse punkt 2.4. I disse sakene laster søkeren opp søknadsdokumentene og søknaden sendes inn elektronisk. Ved søknad om fornyet tillatelse for familieinnvandring må søkeren likevel møte personlig før saken behandles ferdig.

Hvis politiet ser at vilkårene for oppholdstillatelsen ikke har vært oppfylt i tillatelsesperioden, skal politiet vurdere om saken er en mulig tilbakekallssak etter utl. §§ 63, 31 eller 37 ved innlevering av søknad, jf. UDI 2017-001 Politiets oppgaver i tilbakekallssaker.

2.3 Registrering og søknader om oppholdskort etter EØS-regelverket

EØS-borgere som oppholder seg mer enn tre måneder i Norge plikter å registrere seg, jf. utl. § 117. Registrering skjer ved personlig fremmøte, jf. utf. § 19-22 første ledd.

For å bli registrert må vedkommende ha et oppholdsgrunnlag som arbeidstaker, selvstendig næringsdrivende, tjenesteyter, student, ha tilstrekkelige midler, jf. utl. § 112, eller som familiemedlem til en EØS-borger med opphold etter utl. § 112, jf. utl. § 113.

Utsendte arbeidstakere og etablerere, og tredjelands familiemedlemmer av EØS-borgere  kan fremme søknad om oppholdskort etter utl. § 118 gjennom norsk utenriksstasjon, hos politiet i det distriktet søkeren har sitt faste opphold eller ved et Servicesenter for utenlandske arbeidstakere, jf. utf. § 19-23 første ledd og utf. § 19-24 første ledd.

Dersom søknad om oppholdskort fremmes fra Norge, skal søknaden fremmes innen 3 måneder fra innreisedato, jf. utl. § 118 første ledd.

Politiet kan ikke nekte å ta imot en søknad som er fremmet senere enn 3 måneder fra innreisedato. Det stilles ikke krav om lovlig opphold for å fremme søknad etter EØS-regelverket. En slik søknad kan heller ikke avslås med hjemmel i utf. § 10-1 femte ledd. Politiet kan heller ikke nekte å ta imot søknader som fremmes av fullmektig uten personlig oppmøte fra søkeren.

Oppholdskort skal utstedes innen seks måneder fra søknaden ble fremsatt. Nevnte frist forutsetter at søkeren har levert en fullstendig søknad, som vil si at all nødvendig dokumentasjon er lagt ved i søknaden.

Hovedregelen er at oppholdskort for familiemedlem til EØS-borger utstedes for fem år, jf. utl. § 118 fjerde ledd.

2.3.1 Søknader om nytt oppholdskort

Oppholdskort for familiemedlemmer, utsendte arbeidstakere og etablerere som selv ikke er EØS-borgere kan fornyes, jf. UDI 2010-025 Familieinnvandring med EØS-borger.

Søknad om nytt oppholdskort må fremmes elektronisk før utløp av gjeldende oppholdskort. Nytt kort utstedes uten gebyr, jf. utf. § 19-23 femte ledd.

2.3.2 Søknad om varig oppholdsbevis

EØS-borgere og deres familiemedlemmer som selv er EØS-borgere kan få varig oppholdsbevis etter søknad når de fyller vilkårene for en slik rett, jf. utl. § 119 første ledd 

Søknaden skal registreres elektronisk, og søkeren må deretter møte opp hos politiet eller på et Servicesenter for utenlandske arbeidstakere for å levere dokumentasjon på at han eller hun har hatt sammenhengende lovlig opphold i fem år, jf. utf. § 19-25.

Det er ingen plikt å søke om varig oppholdsbevis.

Politiet skal utstede varig oppholdsbevis så snart som mulig. Utstedelsen bør finne sted innen seks måneder, jf. utf. § 19-26. Se også UDI 2011-035 Rutiner for EØS-regelverket.

2.3.3 Søknad om varig oppholdskort

Familiemedlemmer som ikke er EØS-borgere kan få varig oppholdskort etter søknad når de fyller vilkårene for en slik rett, jf. utl. § 119 annet ledd.

Søknaden skal registreres elektronisk, og søkeren må deretter møte opp hos politiet eller ved et Servicesenter for utenlandske arbeidstakere for å levere dokumentasjon på varig oppholdsrett jf. utl. § 116, jf. utf. § 19-26.

Varig oppholdskort skal som hovedregel utstedes innen seks måneder fra søknaden ble fremsatt, jf. utf. § 19-26. Nevnte frist forutsetter at søkeren har levert en fullstendig søknad, som vil si at all nødvendig dokumentasjon er lagt ved i søknaden.

Varig oppholdskort gis med en gyldighet på 10 år av gangen.

Utlendingsmyndighetene skal ikke ta en vurdering av om de materielle vilkårene for oppholdsretten er oppfylt ved fornyelse av det varige oppholdskortet. Personer som har varig oppholdskort må bestille nytt oppholdskort elektronisk, og skal deretter møte opp hos politiet og avgi biometriske data. Nytt kort utstedes uten gebyr. Nytt varig oppholdskort vil bli sendt til den folkeregistrerte adressen.

2.3.4 Søknad om oppholdstillatelse for britiske borgere og deres familiemedlemmer etter Storbritannias uttreden fra EU

Søknad fra Norge skal fremmes hos politiet i det distriktet der søkeren bor. Søknaden registreres elektronisk via UDIs nettsider. Personer som fremmer søknad etter utf. § 19-33 til § 19-35 er unntatt fra kravet om personlig oppmøte hos politiet.

For utfyllende informasjon om søknadsprosedyren, se UDI 2021-001 Opphold i Norge for britiske borgere og deres familiemedlemmer etter Storbritannias uttreden fra EU punkt 2.

3. Person- og dokumentkontroll

Førstelinjen har ansvaret for person- og dokumentkontroll. Ved personkontroll skal førstelinjen kontrollere at søkeren eller den som registrerer seg er riktig innehaver av dokumentene. Dokumentkontrollen går ut på kontrollere om identitetsdokumentene til personen er ekte, jf. utl. § 8 og utf. kapittel 2 

Vi viser til UDI 2011-040 Personkontroll og kontroll av identitetsdokumenter for utfyllende beskrivelse av førstelinjens oppgaver under person- og dokumentkontrollen.

I saker der søkeren har logget på med eID og sendt inn søknaden heldigitalt trenger ikke alle søkere å møte opp under søknadsbehandlingen med mindre politiet eller UDI finner grunn til å kreve dette, jf. UDI 2013-018 Fremgangsmåte ved søknad om oppholdstillatelse punkt 2.4 og UDI 2021-006 Opptak av biometri og saksopprettelse i utlendingssaker punkt 5.1.2.

I saker der person med fullmakt eller familiemedlem fremmer søknad på vegne av søker i utlandet, tar førstelinjen person- og dokumentkontrollen ved senere oppmøte for søkeren. Vi viser til UDI 2011-040 punkt 3.3.1 for mer informasjon.  

4. Opptak av biometriske data

Opptak av biometriske data er en grunnleggende del av den personkontrollen førstelinjen gjør i de aller fleste utlendingssaker. Som hovedregel skal førstelinjen ta opp biometriske data, det vil si ansiktsfoto og fingeravtrykk, i forbindelse med innlevering av søknad, jf. utl. § 100, jf. utf. § 18-1. Se også UDI 2021-006 Opptak av biometri og saksopprettelse i utlendingssaker.

De som er unntatt fra å avlegge ansiktsfoto og fingeravtrykk på søknadstidspunktet, skal avgi biometriske data når de møter hos politiet for å bestille oppholdskort (effektuering), se UDI 2021-006 punkt 2.4.

Personer som søker fornyet oppholdstillatelse med eID som omtalt i UDI 2013-018 Fremgangsmåte ved søknad om oppholdstillatelse punkt 2.4 skal avgi ansiktsfoto og fingeravtrykk hos politiet før saken kan behandles ferdig, med mindre det er bestemt at biometrien skal gjenbrukes fra en tidligere søknad.

EØS-borgere skal ikke avlegge biometriske data.

5. Registrering i DUF og Norvis

Førstelinjen skal opprette sak og registrere søknadsopplysningene i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF) eller Norvis, og påse at registreringen av forberedende saksopplysninger er utfyllende og korrekt utført.

Enkelte saker opprettes automatisk av robot. Førstelinjen skal kontrollere at saksopplysninger er registrert riktig i disse sakene.

Informasjon om hvordan opplysningene skal registreres i DUF finnes i UDI 2021-007 Registrering av identitetsopplysninger og folkeregistrerte personopplysninger.

For informasjon om merking av saker som berører barn, se UDI 2021-007 punkt 7.

5.1 Saksforberedelse med kontrolliste

Søknader om familieinnvandring forberedes med kontrolliste.

For politiet, er trinnet "Rediger kontrolliste" obligatorisk i oppgaven "Politiet mottar websøknad" i DUF, men kan også redigeres i oppgaven "Politiet forbereder familieinnvandring". Det er først obligatorisk å ha besvart alle punktene når saken skal ekspederes til UDI via trinnet "Arkiver kontrolliste". Politidistriktene står dermed fritt til å velge om punktene besvares i skranken eller senere i saksforberedelsen, men alle punktene må tas stilling til før arkivering av listen.

For utenriksstasjonene er løsningen under utvikling.

5.2 Registrering i DUF for SUA-saker

Arbeidstilsynet, Politidirektoratet, Skattedirektoratet og UDI har i samarbeid ansvar for drift av fem servicesentre for utenlandske arbeidstakere (SUA) i Norge.

Brukergruppene for SUA-sentrene er:

• personer som søker om opphold etter EØS-regelverket 

• tredjelandsborgere som søker tillatelse til å arbeide i Norge

• familiemedlemmer og arbeidsgivere av ovennevnte grupper

Ordningen omfatter:

• alle søknader og registreringer etter EØS-regelverket

• førstegangssaker

• fornyelsessaker der tidligere oppholdsgrunnlag knytter seg til arbeid

• permanent oppholdstillatelse der tidligere oppholdsgrunnlag knytter seg til arbeid

Forutsetningen for at fornyelsessaker og permanent oppholdstillatelsessaker kan omfattes, er at disse sakene lar seg sile ut systematisk eller manuelt i UDIs søknadsløsning og i DUF.

Servicesenteret i Kirkenes skal i tillegg betjene russere fra Barentsregionen i ufaglært arbeid, russiske grensependlere bosatt i Barentsregionen og russiske torghandlere.

Kun søknader som er innenfor disse kategoriene, skal registreres som SUA-saker.

5.2.1 Merking med prosedyrekode

Prosedyrekoden for SUA-sakene, "SU", er gjort tilgjengelig for sakstypene: arbeid, familie, EØS og permanent oppholdstillatelse. Prosedyrekoder administreres i arbeidsoppgaven "Endre saksopplysninger" i trinnet "Endre/Registrer prosedyrekode". For å legge til ny prosedyrekode trykker man på stjernen til høyre i vinduet. Politiet skal velge koden "SUA-sak" fra nedtrekkslisten.

5.2.2 Registrering av et SUA-senter som søknadssted

Informasjon om hvor en søknad er levert fremkommer i DUF under feltet "søknadssted" i oppgavelinjen. Søknadssted kan endres i arbeidsprosessen "Politiet mottar websøknad" i trinnet "Kontroller søknadsopplysninger".

I feltet "mottatt ved" skal følgende søknadssted fremkomme:

• for Bergen: "Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Bergen"

• for Kirkenes: "Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Kirkenes"

• for Oslo: "Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Oslo"

• for Stavanger: "Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Stavanger"

• for Trondheim: "Servicesenteret for Utenlandske Arbeidstakere – Trondheim"

Disse kodene fører til at søknadssted endres til "sua" i oppgavelinjen.

Koder av typen: "Oslo, servicesenteret for utenlandske arbeidstakere (SUA)" skal ikke benyttes.

Informasjon om at en sak er fremmet via et SUA-senter fremkommer også i DUF i hendelsen "Søknad inn" i hendelseslisten. Når skannede dokumenter knyttes til saken, skal mottaker registreres med samme betegnelser som søknadssted (se kulepunktene over).

Denne registreringen fører til at det aktuelle SUA-kontoret fremkommer i hendelseslisten som stedet der søknaden er kommet inn.

5.2.3 Registreringstype ved oversendelse til UDI

Ved oversendelse til UDI, brukes registreringstypen "Eksp. SUA-sak til UDI".

6. Dokumenter 

Utlendingsforvaltningen har en utredningsplikt og skal innhente nødvendige dokumenter slik at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, jf. forvaltningsloven (fvl.) §17 første ledd (ekstern lenke til lovdata)

Det står på søkerens personlige sjekkliste hvilke dokumenter som skal leveres sammen med søknaden. Sjekklisten genereres på bakgrunn av svarene søkeren gir i søknadsskjemaet, men det finnes også veiledende og generelle sjekklister for hver søknadstype på UDIs nettsider, se Sjekklister som forklarer hvilke dokumenter du må levere med søknaden (ekstern lenke til udi.no)

Førstelinjen skal kontrollere at søkeren leverer alle dokumentene i den personlige sjekklisten. Hvis søkeren ikke har med sin egen sjekkliste ved oppmøte, vil den også være tilgjengelig i dokumentlisten i DUF eller Norvis som en del av søknadsoppsummeringen. Dette dokumentet vil ikke være tilgjengelig før etter at saken er opprettet i DUF eller Norvis.

I sjekklisten gjøres søkeren oppmerksom på at dersom søknaden mangler opplysninger eller dokumentasjon, kan den avslås på grunn av dette. Det samme gjelder hvis de originale dokumentene ikke har nødvendig apostille- eller legaliseringsstempel, se punkt 6.6 nedenfor.

Hvis søknaden forberedes med kontrolliste, skal førstelinjen ta stilling til om dokumentene er levert i samsvar med kravene til søknaden eller ikke når de krysser av på kontrollisten.

Dersom førstelinjen oppdager at det er fremlagt falske dokumenter, skal politiet eller utenriksstasjonen be om en forklaring fra søker og skrive en rapport som registreres i saken.

Politiet skal også vurdere om det er grunnlag for å anmelde søker.

Utenriksstasjonen skal vurdere om det er grunnlag for å opprette utvisningssak,jf. utl. § 66 første ledd bokstav a. Se også UDI 2015-010 Opprettelse av utvisningssak på utenriksstasjon ved uriktige opplysninger.

6.1 Originale dokumenter

6.1.1 Utenriksstasjonens rutine

Søkeren skal levere alle offisielle dokumenter i originalversjon og kopier av disse ved søknad om oppholdstillatelse fra utlandet. Ekstern tjenesteyter sender dokumentene i forseglet mappe til ansvarlig knutepunktstasjon for dokumentkontroll. Avhengig av kravene til søknaden skal søkeren også levere bekreftede kopier av de offisielle dokumentene.

6.1.2 Politiets rutine

Offisielle dokumenter (vitnemål, attester osv.) skal fremlegges i originalversjon for politiet, men skal ikke legges ved søknaden. Hvis det ikke er behov for utvidet dokumentkontroll av originaldokumentene, skal politiet kontrollere kopiene opp mot originaldokumentet, og utlevere originalen til søkeren. Det er viktig at det kommer tydelig frem at førstelinjen har sett det originale dokumentet. Originaldokumentene skal ikke sendes til UDI med mindre UDI har bedt om det.

6.2 Dokumenter i søknader om oppholdstillatelse som leveres av fullmektig uten personlig oppmøte

Dersom arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren søker om oppholdstillatelse fra Norge på vegne av søkeren, med skriftlig fullmakt, er det tilstrekkelig at det fremlegges kopi av all dokumentasjon.

Dersom søknaden leveres uten personlig oppmøte og dokumentene lastes opp elektronisk, skal politiet kontrollere dokumentene som ligger på saken. Politiet skal ikke kontrollere de originale dokumentene.

Dersom arbeidsgiver, oppdragsgiver og deres fullmektiger registrerer søknaden i søknadsportalen, skal politiet følge rutinene som beskrevet i UDI 2021-005 Midlertidig retningslinje - Søknad uten personlig fremmøte for enkelte grupper punkt 2. Når søknadsdokumentene er mottatt og registrert på saken, skal politiet endre datoen for mottatt søknad til tidspunktet når det er innlevert dokumenter. 

Utlendingsmyndighetene kan be om at original dokumentasjon vises frem på et senere tidspunkt. For eksempel kan utlendingsmyndighetene i vedtaket om oppholdstillatelse i utlendingens sak be om at original dokumentasjon vises frem for politiet ved effektuering av oppholdstillatelsen.

6.3 Dokumenter i søknader om fornyelse av oppholdstillatelse søkt med eID

For personer som søker fornyelse av oppholdstillatelse og identifiserer seg med eID som omtalt i UDI 2013-018 Fremgangsmåten ved søknad om oppholdstillatelse punkt 2.4, kan dokumentene lastes opp elektronisk etter man har fylt ut det elektroniske søknadsskjemaet og betalt gebyret. Søkeren må ha med seg reisedokumentet sitt ved oppmøte.

Politiet skal ved oppmøte:

• kontrollere at søkeren har lastet opp kopi av pass med alle brukte sider

• kontrollere at dokumentene er lastet opp på saken i henhold til sjekklisten

6.4 Ved mangelfull eller feil dokumentasjon

Førstelinjen skal påse at nødvendige vedlegg følger søknaden, jf. utf. § 10-2. Dersom søkeren mangler dokumenter i henhold til sjekklisten, skal den som mottar søknaden informere søkeren om dette, og gi søkeren en mulighet til å levere det som mangler, jf. fvl. § 11 (ekstern lenke til lovdata)

Politiet kan benytte skjemaet for dokumentmangel ved etterspørring av dokumentasjon, som ligger tilgjengelig på politiets intranett Kilden. Søkeren skal gis en rimelig frist, og eventuelt gi en skriftlig forklaring på hvorfor dokumentet ikke kan leveres. Dokumenter kan ettersendes via UDIs løsning for dokumentopplastning. Politiet skal ikke ekspedere saken til UDI før fristen har utløpt.

Hvis søknaden mangler dokumenter skal førstelinjen informere UDI om dette i oversendelsesmerknaden eller i kontrollisten. Politiet kan avvise en søknad, nå den ikke er fremsatt i samsvar med kravene listet opp i UDI 2010-089 Politiets vedtaksmyndighet og mulighet til å avvise søknader punkt 7, jf. utf. § 10-2 10 ledd.

Har førstelinjen merket seg feil eller andre spesielle forhold ved den fremlagte dokumentasjonen, skal også dette fremgå i oversendelsesmerknaden (cover notes) til UDI, eller i kontrollisten hvis den er tilgjengelig i DUF eller Norvis for sakstypen.

6.5 Dokumentasjonens form

Hvis dokumentene er på andre språk enn norsk, engelsk, dansk eller svensk, må de være oversatt til norsk eller engelsk av et oversettelsesbyrå eller annen profesjonell oversetter. På oversettelsen må det stå hvem som har oversatt dokumentet, og når det ble oversatt.

6.6 Apostille eller legalisering i familieinnvandringssaker

Originale, offentlige dokumenter som leveres i søknader om familieinnvandring må ha et apostillestempel eller være legalisert av utenriksmyndighetene i landet de er utstedt. Det er også krav om apostille eller legalisering på notarialbekreftede egenerklæringer (f.eks. samtykke til at barn kan ta opphold i Norge eller ugifterklæringer). Det er ikke krav om apostille/legalisering på pass. 

Om søkeren må få apostillestempel på dokumentet eller få dokumentet legalisert, kommer an på hvilket land dokumentet er fra. Hvis dokumentet er fra et land som ikke har ratifisert Haag-konvensjon av 5.10.1961 og ikke utsteder apostille, er legalisering nødvendig. Se UDIs veiledere for apostille og legalisering:

• for familieinnvandring Apostille og legalisering (ekstern lenke til UDI.no) 

• for familieinnvandring med EØS-borger Apostille og legalisering (ekstern lenke til UDI.no)

Hvis søkerens dokumenter har elektronisk apostille (e-apostille), kan førstelinjen verifisere apostillens gyldighet ved å legge inn apostillenummer og nøkkelkode fra apostilleutskriften på landets nettsides e-register. Se e-Registers (ekstern lenke til HCCH.net) med oversikt over land som har innført e-apostille og med lenker til det enkelte lands nettside for elektronisk verifisering av apostille.

For mer informasjon om apostille og legalisering se Justis- og beredskapsdepartementets Rundskriv G-07/2017- Rundskriv om apostille.

6.6.1 Unntak fra krav om apostille eller legalisering

UDI gjør unntak fra kravet om apostille eller legalisering hvis dokumentene er fra land med tilstrekkelig god notoritet.

Dette gjelder følgende land:

• i Norden: Norge, Danmark, Finland, Island og Sverige

• i Europa: Andorra, Belgia, Estland, Frankrike, Hellas, Irland, Italia, Kroatia, Kypros, Latvia, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Monaco, Nederland, Polen, Portugal, San Marino, Slovakia, Slovenia, Storbritannia og Nord-Irland, Sveits, Spania, Tsjekkia, Tyskland, Ungarn, Vatikanstaten og Østerrike

• i Nord-Amerika: USA og Canada

• i Oceania: Australia og New Zealand

• i Asia: Japan

UDI gjør unntak fra kravet om apostille eller legalisering for søknader om oppholdstillatelse i familieinnvandring (gjelder ikke for EØS-regelverket) hvis dokumentene er fra land der legaliserte/apostillerte dokumenter har såpass lav notoritet at UDI uansett må gjøre andre undersøkelser for å vurdere identitet og familierelasjoner. Dette omfatter følgende land:

• i Afrika: Angola, Benin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Demokratiske Republikk Kongo, Djibouti, Ekvatorial Guinea, Elfenbenskysten, Eritrea, Etiopia, Gabon, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Kamerun, Kapp Verde, Komorene, Kongo, Lesotho, Liberia, Madagaskar, Malawi, Mali, Mauritania, Mauritius, Mosambik, Namibia, Niger, Nigeria, Rwanda, Sao Tome og Principe, Senegal, Sentralafrikanske Republikk, Seychellene, Sierra Leone, Somalia, Swaziland, Sør-Sudan, Tanzania, Tchad, Togo, Uganda, Zambia og Zimbabwe

•  i Asia: Myanmar

6.7 Andre dokumenter eller opplysninger i saken

Andre opplysninger og redegjørelser som er nødvendige for saken kan fremlegges i form av brev fra søkeren eller referansepersonen.

Er den som søker siktet eller tidligere straffet for straffbare forhold i Norge eller utlandet, skal søkeren skrive ut eget skjema om dette, fylle det ut og levere det til førstelinjen sammen med søknaden. Dersom søkeren oppgir at han eller hun tidligere er straffet i utlandet, skal politiet innhente opplysninger om dette forholdet fra rett instans i det aktuelle landet før saken sendes UDI for behandling.

Dersom søkeren mener at det foreligger sterke menneskelige hensyn eller en særlig tilknytning til Norge, må søkeren gjøre rede for forholdene og dokumentere der det er mulig.

Alvorlig sykdom kan dokumenteres ved legeattest eller attest fra sykehus. I forbindelse med barns tilknytning til Norge vil det være aktuelt å vedlegge uttalelse fra skole eller barnehage og en beskrivelse av barnets norskkunnskaper, deltagelse i fritidsaktiviteter og lignende.

Hvis det søkes om prioritert behandling ved søknadsinnlevering i Norge, må dokumentet kategoriseres korrekt i postklienten av førstelinjen, som "anmodning om prioritet".

7. Forberedelse av saker der barn er berørt

Det er viktig at førstegangssaker som berører barn merkes av førstelinjen. Hvis søkeren er et barn som søker om familieinnvandring alene, skal førstelinjen huke av for det i kontrollisten.

Utlendingsforvaltningen skal behandle saker uten ugrunnet opphold jf. fvl. § 11 a første ledd (ekstern lenke til lovdata). Utlendingsforvaltningen skal sikre en rask og effektiv saksbehandling som ivaretar rettsikkerheten og unngår å sette barn og unges liv på vent, herunder har utlendingsforvaltningen et særskilt ansvar for å prioritere saker der barn er berørt. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger som berører barn, jf. barnekonvensjonens artikkel 3 nr. 1 (ekstern lenke til lovdata).

7.1 Prioritering av saker

Politiet og utenriksstasjonene skal sikre at saker der barn er berørt prioriteres og oversendes UDI uten ugrunnet opphold. Førstelinjen skal også prioritere bestillinger (DNA, verifisering, intervju og andre undersøkelser) fra UDI i saker som berører barn.

Førstegangssøknader der barn søker om familieinnvandring alene, det vil si uten at en annen forelder eller et annet familiemedlem over 18 år søker samtidig, skal prioriteres høyest. Utover dette er det ingen prioriteringsrekkefølge.

Saker der barn er berørt gjelder:

• barn som søker alene

• barn som søker sammen med en forelder eller et annet familiemedlem

• barn som er referanseperson jf. utl. §§ 43, 44, 45 og 52

• norske barn til søkeren og/eller referansepersonen

• utenlandske barn til søker og/eller referansepersonen

7.2 Høring av barn

Barn som søker, eller barn som er berørt av en sak etter utlendingsloven, skal informeres og gis mulighet til å uttale seg før det treffes avgjørelser, jf. utf. § 17-3, jf. barnekonvensjonen artikkel 12 (ekstern lenke til lovdata). UDI gir informasjon om barnets rett til å bli hørt i alle søknadsskjema og på UDI.no, se Barns rett til å bli hørt (ekstern lenke til UDI.no). Se også politiets nasjonale retningslinje Politiets møter med barn punkt 7 (ekstern lenke til polititet.no (pdf)) 

Det er utarbeidet egne retningslinjer for høring av barn i utlendingssaker og for når det skal gis et tilbud om samtale med barn i saker om familieinnvandring, jf. utf. § 17-5, se UDI 2010-043 Høring av barn i utlendingssaker - unntatt søknader om beskyttelse. I retningslinjen er det gitt nærmere informasjon om hvordan en slik samtale med barn skal gjennomføres og hva samtalen kan inneholde.

I forberedelse av saker om familieinnvandring skal førstelinjen huke av for om barnet har ønsket en samtale eller ikke i kontrollisten. I saker som ikke forberedes med kontrolliste, skal det fremgå av oversendelsesmerknaden (cover notes) om barnet har ønsket en samtale.

I tilfeller der barnet ønsker en samtale, og har uttrykt dette ved søknadsinnlevering skal førstelinjen følge opp og gi et tilbud om samtale til barnet.

8. Øvrige krav til saksforberedelsen

8.1 Intervju i søknader om familieinnvandring

UDI vil i noen saker be politiet og utenriksstasjonen om å foreta intervju av søkeren og/eller referansepersonen i forbindelse med behandlingen av søknaden. 

Når UDI sender saker til uttalelse vil det følge med et eget skriv hvor det fremkommer hvilke spørsmål vi ønsker at førstelinjen skal stille til søkeren og/eller referansepersonen. Det følger også med veiledning til hvordan intervjuet skal gjennomføres og hvilke krav vi stiller til utforming av intervjurapporten.

Dersom politiet og utenriksstasjonen mener det er grunn til å tvile på opplysningene gitt i søknaden, kan de på eget initiativ ta intervju av søkeren og/eller referansepersonen før søknaden oversendes til UDI for videre behandling. Dette gjelder spesielt for førstegangssøknader, og kan for eksempel være aktuelt i saker der det foreligger grunn til å mistenke omgåelsesekteskap eller at ekteskapet ikke er frivillig.

Der politiet tar intervju, skal den som blir intervjuet få mulighet til å lese gjennom intervjuet etter at det er ferdig. Vedkommende får mulighet til å komme med kommentarer, tilleggsopplysninger, og rette opp eventuelle misforståelser som har skjedd underveis. Ved vesentlige endringer i innholdet etter en slik gjennomgang, skal den opprinnelige teksten beholdes og nye opplysninger eller endringer i forklaringen skal tilføyes som "kommentar ved gjennomlesning". 

8.1.1 Intervju ved utenriksstasjonen

På steder hvor arbeidet med visum- og oppholdssaker er knutepunktorganisert er det knutepunktstasjonen som skal motta intervjuanmodninger og gjennomføre intervju i alle oppholdssaker.

Intervju i familieinnvandringssaker skal som hovedregel gjennomføres ved bruk av videokonferanse fra søknadsmottak tilhørende ekstern tjenesteyter i landet der søknaden er levert.  

UDI kan i enkelte tilfeller anmode om at intervjuet blir gjennomført av utsendt medarbeider. Saksbehandler i UDI må begrunne dette i intervjuanmodningen. Dersom stasjonen konkluderer med at anmodningen ikke kan imøtekommes, skal UDI informeres om dette. Knutepunktstasjonen skal ikke gjennomføre intervju før eventuell ny bestilling er mottatt fra UDI.

Unntaksvis vil det være behov for å gjennomføre intervjuet fra satellittstasjon. Dette kan blant annet gjelde saker der det er mistanke om tvangsekteskap og det erfaringsmessig kan være vanskelig å få søker til å gi relevante opplysninger. Dersom UDI mener at intervjuet bør gjennomføres fra satellittstasjonen, og ikke fra søknadsmottak tilhørende ekstern tjenesteyter, skal saksbehandler begrunne dette i intervjuanmodningen. 

Når intervju skal gjennomføres fra satellittstasjon skal knutepunktstasjonen innkalle søkeren til intervju ved å be vedkommende møte ved satellittstasjonen i landet der søknaden er levert. Intervju ved satellittstasjon vil som hovedregel gjennomføres ved bruk av videokonferanse. 

Den som intervjuer skal spørre om det er, eller har vært, problemer med å forstå det som intervjuer eller tolken sier både innledningsvis og avslutningsvis under intervjuet. Den som intervjuer skal også skrive intervjurapport og lagre denne på saken i Norvis.

8.1.2 Informasjon til den som blir intervjuet

Før selve intervjuet starter skal den som blir intervjuet få følgende informasjon:

• Referansepersoner i en utlendingssak skal gjøres oppmerksom på at man som referanseperson ikke har møte- eller opplysningsplikt, jf. utl. § 83 første ledd. Dersom referansepersonen likevel ønsker å avgi forklaring, må vedkommende gjøres oppmerksom på sin plikt til å forklare seg sant, jf. utl. § 108 første ledd bokstav c. 

• Vedkommende skal bli gjort kjent med at søknaden kan bli avgjort på bakgrunn av de opplysninger som legges frem under intervjuet, og at søknaden kan bli avslått dersom nødvendige opplysninger og dokumentasjon mangler. 

8.2 DNA-test i søknader om familieinnvandring

UDI vil i noen saker be politiet og utenriksstasjonen om å foreta DNA-test av søkeren og referansepersonen i forbindelse med behandlingen av søknaden for å fastslå familierelasjoner. For informasjon om rutinen se UDI 2010-035 DNA-analyse ved søknad om oppholdstillatelse.

8.3 Utlevering av vandelsopplysninger

8.3.1 Ved søknad om familieinnvandring

Politiet kan utlevere vandelsopplysninger som nevnt i utf. § 17-8 jf. utl. § 85 i følgende saker:

• Familieetableringssaker der søkeren er gift med referansepersonen eller skal inngå ekteskap med referansepersonen i Norge.

• Familiegjenforeningssaker der søkeren er særkullsbarn til en forelder som er innvilget familieetableringstillatelse.

Vandelsopplysninger kan gis av politiet på eget initiativ eller skal gis etter anmodning fra UDI eller Utlendingsnemnda. Nærmere retningslinjer for utlevering av vandelsopplysninger etter utl. § 85 og utf. § 17-8  følger av UDI 2010-041 Utlevering av vandelsopplysninger ved søknad om familieinnvandring.

8.3.2 Ved søknad om permanent oppholdstillatelse

Det kan ikke foreligge forhold som kan føre til utvisning etter utl. § 66, ved søknad om permanent oppholdstillatelse, jf. utl. § 62 første ledd bokstav c. Politiet har plikt til å utlevere straffesaksopplysninger i saker om permanent oppholdstillatelse, jf. politiregisterforskriften § 10-13 andre ledd punkt 3 (ekstern lenke til lovdata). Politiet skal oppdatere vandelsopplysningene dersom UDI eller UNE ber om det i forbindelse med behandling av søknaden, jf. utl. § 84 

Er søkeren ilagt straff som kan medføre tilleggstid, skal saken sendes UDI for behandling sammen med rettskraftig dom eller forelegg.

Er søkeren mistenkt, siktet, dømt eller bøtelagt for straffbart forhold, skal saken ikke oversendes UDI før eventuell straffesak er avgjort, dom er rettskraftig eller forelegg er vedtatt.

Når søknaden om permanent oppholdstillatelse er stilt i bero, skal det skal gis ny midlertidig tillatelse forutsatt at vilkårene for fornyelse er oppfylt, jf. utf. § 11-6.

Politiet skal registrere berostillelse som utfallsak med koden "BEROPOT" i DUF. Søkeren skal i utgangspunktet få beskjed om at søknaden er stilt i bero. Dersom berostillelsen skyldes en åpen straffesak, skal søkeren henvises til å kontakte politiet for gjenopptakelse av søknaden når straffesaken er avgjort. 

Dersom politiet mener at en søker ikke bør få kjennskap til at han eller hun er mistenkt for et straffbart forhold, av hensyn til etterforskningen, skal politiet ikke registrere berostillelse i DUF. 

Når saken blir oversendt til UDI for behandling, skal politiet oppdatere feltet for vandelsopplysninger i DUF.

8.4 Når søkeren er utvist

Dersom en person blir utvist fra Norge, blir vedkommende ilagt et varig eller tidsbegrenset innreiseforbud. Innreiseforbudet innebærer at den utviste ikke har lov til å reise inn i Norge så lenge innreiseforbudet gjelder.

En person som søker om oppholdstillatelse via utenriksstasjon, til tross for at innreiseforbudet fortsatt gjelder, skal legge ved en søknad om opphevelse av innreiseforbud sammen med søknaden om oppholdstillatelse. For behandling av søknader om opphevelse av innreiseforbud eller kortvarig besøk uten at innreiseforbudet oppheves  se UDI 2010-069 Opphevelse av innreiseforbud eller adgang til Norge for kortvarig besøk.

Personer som er utvist fra Norge og ilagt et innreiseforbud må fylle ut søknadskjemaet; Søknad om opphevelse av innreiseforbud eller adgang til Norge for kortvarig besøk uten at innreiseforbudet blir opphevet (ekstern lenke til udi.no (PDF))

Opphevelse av innreiseforbudet er en forutsetning for å kunne innvilge oppholdstillatelse, jf. utl. § 59. Det samme gjelder for å kunne innvilge opphold etter EØS-regelverket, jf. utl. § 120.

Utlendinger som er blitt utvist med et tidsbegrenset innreiseforbud kan på særskilte vilkår gis adgang til å søke familieinnvandring f.o.m seks måneder før innreiseforbudet utløper, jf. GI-01/2023 Instruks om adgang til å søke familieinnvandring før et tidsbegrenset innreiseforbud utløper. 

8.5 Uttransporteringskostnader

Politiet skal opplyse UDI dersom utlendingen skylder staten penger etter tidligere uttransporteringer, jf. utl. § 91.

8.6 Tuberkulosekontroll

Politiet skal gjøre utlendingen kjent med plikten til å melde seg for tuberkuloseundersøkelse ved opphold i Norge ut over tre måneder, jf. utf. § 4-22 femte ledd og utf. § 19-22 sjette ledd. For informasjon om når politiet skal informere helsemyndighetene om kontaktopplysninger og opplysninger om kommunikasjonsspråk til en utlending i forbindelse med plikt til å fremstille seg for tuberkulosekontroll, se UDI 2010-096 Meldeplikt om tuberkulosekontroll for mer informasjon.

9. Politiets oversendelse eller vedtaksmyndighet

UDI har gitt politiet myndighet til å innvilge førstegangs oppholdstillatelse i enkelte saker hvor søknad er fremmet fra riket, og det ikke er tvil om at vilkårene er oppfylt, jf utl. § 65 annet ledd, jf. utf. kapittel 13. Hvilke sakstyper dette gjelder for, fremgår av utf. § 13-1, § 13-2, § 13-3, § 13-5 og § 13-6. Veiledning om politiets vedtakskompetanse i ulike sakstyper fremgår av UDI 2010-089 Politiets vedtaksmyndighet og mulighet til å avvise søknader.

Hvis politiet er i tvil om vilkårene er oppfylt og derfor mangler vedtaksmyndighet, skal saken sendes UDI for behandling. Politiet skal kort redegjøre for hva som byr på tvil ved oversendelsen til UDI. Hvis saken forberedes med kontrolliste, skal merknaden skrives inn der.

Ved oversendelse av søknad om permanent oppholdstillatelse, skal politiet vurdere om søkeren skal innvilges ny midlertidig oppholdstillatelse i påvente av UDIs behandling av søknaden. For nærmere beskrivelse av rutinen, se UDI 2017-006 Forberedelse og behandling av søknader om permanent oppholdstillatelse punkt 3.

Politiet kan innvilge søknader om oppholdskort, varig oppholdskort og varig oppholdsbevis etter EØS-regelverket når det ikke er tvil om at vilkårene er oppfylt, jf. utl. kapittel 13. Når det er tvil skal saken sendes til UDI for avgjørelse, med en kort redegjørelse av hva som byr på tvil i oversendelsesmerknaden.

Det er kun politiet som kan avgjøre om det skal utstedes registreringsbevis, jf. §19-2. Tvilssaker kan ikke sendes til UDI, men må avgjøres av politiet.

10. Utenriksstasjonens oppgaver ved oversendelse til UDI

Utenriksstasjonen skal benytte UDIs standardiserte mal for oversendelsesmerknad (cover notes) som er tilgjengelig på utenriksdepartementets intranett, ved oversendelse til UDI. Oversendelsesmerknaden skal synliggjøre for UDI hva utenriksstasjonen har gjort i saksforberedelsen, og om den som forbereder saken har merket seg noe saksbehandler i UDI bør være oppmerksom på ved behandling av saken. Se malen for oversendelsesmerknad for eksempler.

For saker som forberedes med kontrolliste, erstatter kontrollisten oversendelsesmerknaden.